【你以為電腦裡那些檔案都是黃金？沒做好管理都是垃圾】​
－人人必修七大數位檔案的管理技巧​
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#職人的高效能引擎打造 02​
#商業思維學院幕僚課程心得 02​
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我認為未來職人，是以知識工作者身分為主，而作為知識工作者，除了腦中珍貴的知識經驗以外，還有電腦裡那些經年累月收集來、彙整出來的檔案。​
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原本那些檔案應該是黃金，是你知識變現的利器，但沒有做好管理，這些東西經年累月累積下來，只會變成垃圾，增加電腦運轉的負擔罷了。​
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要怎麼避免這樣的情況發生呢？很簡單，只要學會這七大數位檔案的管理技巧，資訊垃圾都能變黃金！​
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而這七大管理技巧，又可以分成兩個部分來談，分別是「四大基本原則」與「從用戶端到雲端三原則」。​
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▌數位管理四大原則：三的架構、字母符號排序命名、檔案命名有規則、善用捷徑​
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1、別以為檔案分類分得越仔細，資料越容易找到，檔案的層級，以三層為主，最多不超過五層。​
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雖然美國認知心理學家喬治米勒提出了「七加減二法則」認為人能瞬間掌握的資訊量是七項左右，有些人可以更多至九項左右，而覺得七項太多的人，可以減至五項，但如果可以，分類別太多層，有助於快速找到資料。​
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2、利用字母符號排序命名​
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電腦系統中，對於各種符號的排序順序如下：​
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特殊符號>數字>英文>中文​
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第一層命名可以透過人生領域的不同來做分類，例如我的分類可能會有－「正職工作」、「個人品牌」、「個人」，分別可以編為「A正職」、「B個人品牌」、「C個人」​
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至於第二層命名，則可以盡量透過「西元日期+任務名稱」來做命名，例如在「B個人品牌－B01 IG經營」內，可能會有「20210526 IG直播」。​
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3、檔案命名有固定規則，別看心情取​
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許多檔案命名都很看心情，意思是說除了他本人以外，沒人看得懂，例如「書籍內容整理」​
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看到這樣的檔名，內心應該會浮現以下問題－​
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是什麼書要整理？哪一天整理好的？已經整理好了嗎？用哪一國的語言整理的？​
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所以，檔案的命名，可以透過「日期+任務+版次+語言」來做命名​
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而值得注意的是，檔案名稱這邊的命名，指的是「完成檔案的時間」這樣的設計，方便我們一目了然知道檔案的順序。​
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而這邊可能會有個疑惑－「上一層的資料夾不就寫時間了？」​
這裡的時間，是指任務發生的時間喔！​
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4、善用捷徑，別再四處複製新檔案了！​
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很多人的桌面非常精彩，檔案多到完全看不到桌面了....這樣有一個很大的問題是，當你要找檔案時，你一定會找很久！​
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所以這時候，「捷徑」就可以出場啦！所謂的「捷徑」其實就是從原本檔案「分生」一個入口，可以隨便你放在不管是桌面，或是任何需要重疊性資料的部分。​
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先來談談放在桌面，桌面放置檔案的原則，是放你最近真的很常用的資料夾「捷徑」為主，當你結束之後，再把桌面的捷徑刪掉就好，完全不必大費周章的把資料夾移來移去。​
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再來，如果你發現，在「B01 IG經營」與「B02 FB經營」內，有個檔案「20210526貼文」是重複出現的，你可以透過建立檔案的「捷徑」，來建立資料的「網狀系統」，只要動一份檔案，另外一份就會自動更新！​
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▌從用戶端到雲端三原則：善用索引、判別權限、活動通知​
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談完數位管理的四大原則後，我們的視角就要從用戶個人轉移至雲端囉！​
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而雲端有什麼樣的特性呢？分別是「協作」、「跨裝置」與「同步」，正式這三個特性，讓每個用戶可以透過雲端來協作，即使是疫情嚴重到不能出門的現在！​
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當然，協作的同時，也會有許多問題產生，例如「沒人懂你的資訊分類」、「資訊不同步」...​
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但別擔心，以上問題都可以解決！​
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關於「沒人懂你的資訊分類」，我們可以「善用索引」，我們可以做一張像是「專案管理看板」或者稱總表、清單、目錄...等的表單，讓大家一目了然所有大事記，並把相關檔案連結、重點摘要放上去！​
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而雲端協作有件事情可能要注意，就是「判別權限」，雲端硬碟的權限大小從上到小分別是－擁有者>編輯者>加註者>檢視者​
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每一個層次的權限都不一樣，要定期檢視權限授權狀況，把該開的權限開好，例如你的夥伴可能會因為你權限開太低(開成檢視者)沒有辦法協同合作；或是專案進行到一半，有人退出了，那麼也要收回他的權限！​
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而雲端協作常出現的「資訊不同步」狀況，也可以善用「活動通知」來解決！​
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我們只要開啟活動通知，就能隨時掌握成員們文件更新的狀況，減少等待、校正資訊等狀況，也能減少許多時間成本囉！​
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▌未來職人知識變現的基礎：做好數位檔案管理​
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以上七項檔案基本原則，是不是令人驚艷呢？除了土法煉鋼傻傻的做事，我們其實一開始就要設定好規則，一開始就對，才能事半功倍。​
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而這件事極其重要，也許會變成基本常識，因為就像我開頭所說的，未來職人會以知識工作者為主，知識變現前要先做好知識管理，而常常我們所認為的「知識」如果在一開始就沒有處理好，例如做菜時一開始沒有清洗、處理好食材，那等於白費工夫，因為我們會花很多時間在後續整理，那麼這樣也會影響我們的產出品質的。​
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所以未來職人們，知識變現前，先做好數位檔案管理吧，這可是你們的根基呢！

#百業千師 #遠距工作術 #大遠端時代的溝通_協作與管理
　　
睽違兩個月啦，百業千師第二屆
「去辦公室化的遠距工作術」終於再次與大家重新見面！
　　
首場活動就邀請具有豐富跨國管理經驗的Meet.jobs負責人林昶聿，
分享適合遠距的工作情境、有效溝通技巧、如何打造團隊高效協作，
以及各行各業最在乎的–到底什麼情境該使用什麼工具！
　　
＃遠距工作的協作與工具
1⃣️️ 遠距會議/溝通工具：Skype、Zoom、Google Meet
2⃣️ 內部溝通工具：Slack、JANDI
3⃣ ️日曆：Google Calendar
4⃣ ️檔案共享工具：Google Drive、DropBox
5⃣ ️線上文件協作工具：Google文件、HackMD
6⃣ ️專案管理工具：Trello、Clickup
7⃣ 版本需求與任務追蹤：GitHub、GitLab、Redmine
8⃣ 設計協作工具：Figma
　　
當遠距工作成為趨勢，想要讓遠距工作更有生產力之前，
你需要先判斷自己是否適合遠距工具，
再來善用線上工具、有規劃性的進行團隊協作。
除了要擁有相對應的數位技能，更挑戰的其實是自我管理能力，
我們能多運用番茄工作法，達到最有效的時間管理！
　　
✨ 完整筆記 ➡️ https://blog.tibame.com/?p=16462
　　
#不藏私獨家筆記
　　
｜遠距工作術，下場預告｜
主題：遠距工作實戰技巧
日期：8/5 (三) 19:30－20:30
講師：曹凱閔｜MAYO鼎恒數位科技客戶成功經理
免費報名，請走這邊：https://www.tibame.com/course/1047

【#功夫快讀一點】080
※※※ 「聰明」工作，優先於努力工作 ※※※
要提早下班、要有效完工作、要成為高效能的人，方法無他，就是做任何事情都可以「比別更快一步」，那麼一定要學會的就是活用 Google 的100個工作技巧

#郵件Hack：打破阻礙生產力的第一道牆
提案1：不要花很多時間整理信箱
提案2：不要做無謂的郵件分類
提案3：像老闆一樣不處理瑣碎郵件
提案4：不要讓過去阻礙現在的專注
提案5：不動手，讓次要郵件自動處理
提案6：不要重複編輯制式郵件
提案7：不要漏看重要VIP郵件
提案8：減少失誤也就是節省時間
提案9：從根本處減少無用郵件量
提案10：從根本處減少出錯郵件量
提案11：減少切換郵件的換頁時間
提案12：減少寄出修正郵件時間
提案13：簡單斷絕不再需要的資訊干擾
提案14：節省寄送大量客製化郵件時間
提案15：節省寄送大量客製化檔案時間
提案16：提升效率的5個郵件處理心法

#時間Hack：建立無漏洞的任務管理
提案17：把雜事工具變成生產力工具
提案18：延後處理反而快一步完成
提案19：延後次要雜訊的干擾時間
提案20：抓住有效的下一步行動
提案21：不如把信箱直接當作任務清單
提案22：學會收集想法也是節省時間
提案23：專注在今天要做的事
提案24：不要用行程安排任務
提案25：有效承諾時間就會有時間
提案26：你不一定需要鬧鐘提醒
提案27：讓機器秘書幫你安排時間
提案28：讓Outlook與Google同步

#專案Hack：排程規劃與高效率管理
提案29：更快找到專案資料的命名法
提案30：迅速處理任務的檔案管理法
提案31：打破資料夾限制的檔案使用
提案32：建立專案文件互連資料庫
提案33：用Trello管理Google專案檔案
提案34：用Evernote整合Google檔案
提案35：用Google日曆管理會議檔案
提案36：不再浪費時間約時間
提案37：一次建立大量專案行程
提案38：快速跟專案團隊成員溝通
提案39：幫雲端硬碟建立專案看板
提案40：用試算表畫甘特圖更簡單

#溝通Hack：零失誤的協同合作流程
提案41：改掉溝通零散不同步的習慣
提案42：改掉用郵件通知改報告的習慣
提案43：加快「收」檔案的進度
提案44：反而更不怕別人亂改文件
提案45：貼心讓對方不用下載回傳檔案
提案46：節省還原之前文件版本的時間
提案47：更準確高效率的文件合作進度
提案48：加快多人校稿的工作速度
提案49：不出錯的多人表格編輯
提案50：無阻礙的團隊專案進度溝通
提案51：無阻礙的想法與任務清單合作
提案52：無阻礙建立專案資料平台
提案53：無阻礙建立課程學習平台

#文書Hack：不加班的生產力提升秘技
提案54：從減法工作開始
提案55：不用花時間找簡報文書圖庫
提案56：不要浪費額外時間設計簡報
提案57：不要重複一樣的複製貼上動作
提案58：別再捲動！用大綱跳轉內文
提案59：省打字時間！善用聽寫輸入
提案60：省切換時間！雲端編輯Office
提案61：省排版時間！合併列印信封
提案62：省剪貼時間！建立寫稿便利貼
提案63：省製圖時間！用自動統計分析
提案64：省修改時間！同步的報告圖表
提案65：省畫表格時間！文字轉表格
提案66：省問卷時間！活用表單技巧
提案67：讓報名表自動到期結束
提案68：省計算分數時間！開線上測驗
提案70：不用再花時間謄寫紙本文字
提案71：離線也不用暫停雲端編輯

#整理Hack：個人到團隊的資料重整術
提案72：搜尋，是最省時間的第一步
提案73：用搜尋來取代翻找資料
提案74：用搜尋來取代分類照片
提案75：收集大家照片最省事方法
提案76：控管企業檔案最便利方法
提案77：整理硬碟空間最快速方法
提案78：清理雲端容量最有效方法
提案79：搜尋統整資料的最聚焦方法
提案80：收集即時資訊的最懶人方法
提案81：統整多個Gmail帳號資料

#辦公室Hack：不再浪費時間的工作流程
提案82：一個不需維護的雲端作業系統
提案83：更省事的無紙化線上傳真
提案84：免列印完成線上文件簽名
提案85：免下載線上編輯註解PDF
提案86：更快速線上中文PDF轉文件
提案87：在雲端硬碟完成圖檔修圖
提案88：在雲端硬碟繪製流程圖
提案89：在雲端硬碟繪製心智圖
提案90：在雲端硬碟製作甘特圖
提案91：在雲端硬碟解壓縮檔案
提案92：保持系統的一致與同步

#生活Hack：聰明工作也要聰明生活的技巧
提案93：更有效率更有樂趣的記帳方法
提案94：為自己量身打造線上日記
提案95：設計一張生活遊戲挑戰表
提案96：自動保存的旅行回憶
提案97：輕鬆用照片寫遊記
提案98：自動為夢想找到時間
提案99：丟掉紙本地圖的高效旅遊計畫
提案100：依賴Google導遊的輕鬆旅行

※※※ 來源《比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》※※※

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極簡生活｜書籍整理5步驟📚｜分享我的書櫃擺設｜如何整理書櫃｜書籍斷捨離
直播【書籍整理5步驟 - 整理是為了更好的生活】https://youtu.be/w9mPS4quAgI
身邊都是愛閱讀愛學習的朋友，每次見到我都問我書籍怎麼整理和斷捨離
今天先將之前直播的重點摘錄重點
未來持續跟大家分享更多書籍、文件和檔案的整理技巧😉

時間點標記
00:00 影片開始
00:14 直播【書籍整理5步驟 - 整理是為了更好的生活】https://youtu.be/w9mPS4quAgI
00:34 方法一：篩選
01:06 方法二：定位
01:41 方法三：存量
02:00 方法四：維護
02:14 方法五：其他建議
02:26 我的書櫃分享

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整理「電腦檔案、數位資料」不用整理，其實和整理實體物品正好相反！｜布蘭達&維尼
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Q & A
📷相機：CANON EOS 80D
💻電腦：2017 MacBook Pro 13吋
🎞剪輯：Adobe Premiere Pro
📱手機：iPhone X
🎵片尾：The Island - tubebackr

【超速未來社團】https://www.facebook.com/groups/650910352188043
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【整理這3個地方，高校工作整理技巧學習】

這週要免費教大家，如何靠整理，工作更有效率 !

你是否覺得工作做不完？
就算學習時間管理，工作效率還是很低？
可能你的問題在於「不懂的整理工作！」

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今天請來專業的整理師 - 極簡姐姐 巧玉 來拯救上班族/創業家

整理是為了讓效率提升
改變工作就能改變生活！
這是你這輩子，工作賺錢，必須學習的技能～

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只要透過整理，工作就能更有效率！
讓你擺脫無限加班生活，
讓老闆愛上你❤️ （然後以後再把老闆Fire掉）

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極簡姐姐 巧玉是個整理專家，
人生哲學就是「簡單」兩個字，
除了幫人整理房屋之外，
另一個專長就是「幫你整理你的人生」
這次結合工作的觀念，
教你如何透過「整理」，讓你2021年變得更有效率！


重點整理時間軸
00:00 開場
01:52 工作環境檢查
03:17 為什麼要整理工作環境
05:45 整理一 桌面：文件
19:17 整理一 桌面：物品
24:08 整理二 電腦：檔案
29:00 整理二 電腦：信箱
32:30 整理三 時間
47:30 總結

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超速未來社團，目的是幫你超越未來的自己
透過之前的影片，已經教大家興趣變收入、有錢人思維
（影片都放在FB超速未來社團「參考指引」裡了）
這次直播最後，也開��QA問答時間，
與你現場做互動
歡迎「分享」這個直播教學給你的朋友
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【直播時間】2021年2月24日，星期三晚上7:00-8:00
【教學費用】Free! 這裡只給乾貨，不賣課程，歡迎許願學習主題
直播的地方，就是這篇文章喔！
課程採取直播互動方式，解答你的問題
歡迎先留言卡位，FB才會提醒你直播
可留言「完成工作！」，或是你想詢問的問題

分享到自己FB，幫助身邊工作的朋友吧！

國立陽明大學2013年暑期課程-Word 2010進階課程，由孫在陽老師授課，時數3小時
協助學習者強化對長篇文件的有效編排及辦公室文件 E 化處理的能力。主題規劃如下：
一、學習長文件製作時的規劃效率與統合能力，如大綱模式、樣式運用。
二、學習協助長文件編修時的功能，自動校正、自動圖文集。
三、學習長文件製作時的輔助提升效率的協助功能，如快速鍵、自訂工具列…等功能。並且了解到書籍雜誌的編排觀念與製作方式。
教學目標：
學會長文件的製作流程與提高效率的技巧。這個長文件包括了：
一、章節規劃分明的長篇文章製作，並加強提昇製作效率的功能。
二、製作跨多頁的表格所需處理的各種需求，並加強了表格中進一步可能需要的計算功能。
三、同一份文件主題內容要印製成多份不同對象抬頭或是多份不同的部份資料內容時的製作。
另外安排PDF檔案處理工具－PDF-XChangeViewer基本操作與快速上手方法。


47:17 講義下載位置
08:09 互動式新舊版功能對照工具(請來信索取)
14:02 Office文件的保護機制
17:31 文件導覽
21:12 大量範本文件
24:10 人性化的使用者界面
29:30 快速存取工具列
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