[辦公室生活] 打破辦公事規則的辦公事上班法

辦公室搬了新家，在新的辦公室，完全是熱桌Hot desk跟彈性上班flexible and smart working. 你只進辦公室上班2天，其它天在家上班，或是朝七晚三,也沒有人會見怪.

新辦公式的軟硬體，完全沒有：
一個人一個坐位
坐位上有一台PC，隔板圍住
固定朝九晚五的每天都進辦公事上班，無論你是什麼職務
辦公桌有抽屜，一堆個人物品，紙、筆、檔案夾、書面資料...等等
夠用的會議室
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新辦公室的硬體面：
辦公室的新家，將原本是兩個辦公室兩家公司的員工，共2000名員工"塞"在同個空間(當然還是有符合建築空間與人口比例)，花了8個月整個打掉重新裝潢.整個辦公室是採開放空間

辦公桌在熱桌hot desk形式 - 共用分享的辦公桌，每位同事沒有固定坐位，以區塊來畫範圍，例如這一張桌子6個坐位是產品組，但產品組有8個人，隔壁張桌子10個坐位是行銷組，行銷組共有12位同事.然後這15張桌子加起來就是電子商務部的範圍

同事上班，看到組的桌子有空位就坐，如果本組桌子坐滿了，就坐隔壁的桌子，或是任意的空坐位.當然有些同事固定坐某個位子，大家知道習性了，也就不太會去坐他的位子，但是如果他沒在坐位上，而你短期需要坐位，就毫無考慮的使用這張hot desk.或是知道他今天沒進辦公室，更是心無忌憚的大方使用.

之前大家都很擔心上班時沒有坐位，或是得去旁邊坐的尷尬，但是，很神奇的事情是這樣的狀況從來都沒有發生 Things naturally sort themselves out.

每位同事都有一台筆電，因此任意坐也沒有關係，每張桌子都有大電腦螢幕，插上線就可以舒服上班，不用只盯著筆電的小螢幕看.連結internet跟公共槽的網路系統是wifi，也不用限制在有線裡.

個人物品完全放在個人置物櫃locker，之前同事都擔心置物櫃會不夠，需要共用，但是上班後，不少同事們反而說他的locker是空的沒在使用，因為發現不需要很多東西，以前有10支筆，現在用2支就好了，以前印了很多紙張文件，其實都沒在看沒用到，現在資料完全存在筆電中.英國人的辦公桌本來就已經很少有私人物品有特設的擺設，現在我的辦公室更是降低到0.

有時候比較麻煩的是會議室，整個公司只有12個會議室，所以如果有嚴肅又正式的會議，需要先找到會議室有空的時間才能開會，而不是像往常般要開會然後再訂會議室.因為開會實在很麻煩，所以能省略開會就省略開會.

但是辦公室的沙發區倒是隨處可見，每個角落都有稍微隔起來但是沒有門的open桌子與沙發/椅子，看見沒人坐就坐進去使用吧.連跟外部廠商開會，也是用這樣的方式，輕鬆一點.

軟體面 ─ 彈性上班flexible working：
最大的改變其實是上班時間，每個人進公司跟離開辦公室的時間都不同，甚至不用每天進公司.因為地點搬家的原故，很多同事從原本公司的地點開到新地點，需要開惡名昭彰常常塞車的M1 & M25高速公路，大多想盡量避開顛峰時段開車.

開車上班的同事可能6點就出門了，7點到辦公事，然後下午3點就離開辦公室.然而如果搭地鐵上班的同事，就不必這麼早，自由選擇上班時段，也不必打卡.

因為熱桌hot desk的型式(大家如果一起來上班，辦公室空間就爆了)跟辦公事flexible working的推廣，同事可以選擇彈性上班，不必每天都進辦公事(意思是不必每天都塞車擠地鐵)，working from home在家把事情做好.甚至要開大會議的日子，也不用進辦公事，會有線上視訊的連線，你連進去就可以參與完整會議，什麼都沒漏掉

我有同事一週只有2-3天進辦公室，其它天在家上班.但也有同事幾乎每天都開一個半小時車程塞車進辦公事上班，因為他說在家有幼兒打擾，他無法專心上班，還是進公司比較能完成事情.

這樣的彈性上班方式，在實施之前大家都有很多疑問與不放心，但是至今也尚未出什麼大差錯，事情也沒有剌掉，公司業績數字也依然不錯.我想除了信任之外，大家也骨子裡知道，如果你以此打混，拖累大家，到下個年度公司改組時，大概你的職務就因為沒貢獻而被畫掉了.

在台灣上班的上班族大概都會很羨慕這樣的彈性上班方式，我有機會再多談好了，如果有什麼問題想知道的，請留言告訴我喔

延伸閱讀 31st January 2016 - [辦公室英文] Hot desk 熱桌

照片是"栗Ｚ在英國 Dazzling"拍的劍橋的櫻花.現在春天，在英國處處都可以賞櫻

香港在互聯網+年代的機會（杜志挺）

By StartupBeat on September 24, 2015

本文作者杜志挺為香港中文大學商學院教授，為《信報》撰寫專欄「商管啟示」

內地近年來大力強化互聯網+，互聯網+的英文可以是「Internet+」或是「+Internet」，但意思不同，如果是Internet+， 就是用互聯網為主體，其他商業活動圍繞着互聯網平台進行。例如Alibaba是個互聯網平台，Internet+的概念就是支持並發展這類平台，因為網絡效用的關係，這種平台有很大的流量。

平台價值和流量是指數函數關係，所以使用者享用的平台價值非常高；相對地，競爭對手的流量如果小，特別是新進的對手，他的平台價值就遠不如既有的成熟平台，因此無法與之競爭。以此類推，香港要發展一個電子商貿平台與內地競爭，是沒有可能的，除非這個平台是一種限制性平台，就是一個平台具有先天限制，無法直接由外部移入。

「智慧型都市」就是一種限制性平台，因為每個都市都有各自的特色和限制，以致於在一個都市適用的模式，另一個都市可能不適合，而發展一個新平台早期需要投入很多資金來吸引流量，因為早期流量小，平台價值低，很難吸引使用者，所以早期發展都是補貼使用者，以吸引人流。
雲端科技改變工作方式

發展智慧都市也需要用同樣的概念思考，如何讓早期使用者有誘因參與。舉例來說，如果所有香港人使用5G都是完全免費，就會有蜂擁的人開始享用這種極速通訊速度，許許多多的創意就會出來，特別是如果聯結了物聯網（Internet of Things），就有太多可能。比如居家可以裝置許多物聯網設備，像冰箱、馬桶等，這些設備和家庭醫師連線（或透過醫院和醫管局），經記錄、分析健康狀況後，當有需要注意的狀況發生時，家庭醫師就可以主動到訪，所以家庭醫師不再是坐在診所裏等病人上門，而是主動探訪病人，也不需要讓病人在不舒服的身體上，加上更多不舒服的等待時間。

這個免費的5G會激發更多O2O（Online to offline）的創新應用，像是現在流行的分享經濟（Sharing economy）中的Uber、Airbnb、GoGoVan等，在節奏快的大都市，特別適合發展。記得早期香港還有像八達通這種智慧都市產品，可以讓人引以為傲，現在好像想不出什麼領先的應用產品。

+Internet是不同的概念，是Business+Internet，就是企業經營要藉助互聯網向上提升，現在熱門的雲端科技和大數據都是很好的工具。近年藉由高速並可靠的網絡成長，便於分享與合作的雲端科技已經大大改變工作方式，同時也改變了經營方式。例如是微軟Office 365改變了以往銷售模式而以收取月費為主，再配合Onedrive、OneNote等工具，企業工作的方式也跟着被改變，空間限制減低，團隊合作性加強，專業性和協調能力依然重要。

大數據則是另一個熱門話題。企業面對大數據年代，第一是要接受數據是有價值的新觀念，而且這個價值可以高過產品本身。

以台北的Ubike為例，要騎Ubike就要先登記悠遊卡（就像香港的八達通），然後用這個卡到租賃站去刷卡借車，如果沒有車，App可以告訴你，哪個站有車或是什麼時候會有車還回來，在A點借的車也可以在B點還，所以Ubike的平台就存了什麼時候（When）、什麼人（Who）、在什麼地方（Where）借、還車（What）的眾多資料，如果這些資料只被用來作收費參考，就完全沒有大數據時代的思維，這些數據不只可以知道消費行為，還可以用來作都市再造。這樣看來，Ubike的收費標準不該是為了平衡消耗再加利潤，而是為了環保和都市行為分析，所以數據的價值可以完全高於產品本身。

據報載Netflix馬上要進入香港市場，Netflix是非常典型Movie one demand的大數據產業，從將電影串流（Streamline）到消費者端，業者可以完全掌握消費者行為，什麼時候（When）、誰（Who）、喜歡（Like）看什麼電影（What）， 更重要的是不喜歡（Dislike）看什麼電影，業者可以根據這些數據滿足大眾，甚至小眾需求，或甚至於創造需求，這樣可以完全改變並塑造消費行動。

總之，香港在互聯網+的年代機會是有的，關鍵在於觀念上有沒有跟得上。

資料來源：http://startupbeat.hkej.com/?p=21892