[辦公室生活] 打破辦公事規則的辦公事上班法

辦公室搬了新家，在新的辦公室，完全是熱桌Hot desk跟彈性上班flexible and smart working. 你只進辦公室上班2天，其它天在家上班，或是朝七晚三,也沒有人會見怪.

新辦公式的軟硬體，完全沒有：
一個人一個坐位
坐位上有一台PC，隔板圍住
固定朝九晚五的每天都進辦公事上班，無論你是什麼職務
辦公桌有抽屜，一堆個人物品，紙、筆、檔案夾、書面資料...等等
夠用的會議室
.

新辦公室的硬體面：
辦公室的新家，將原本是兩個辦公室兩家公司的員工，共2000名員工"塞"在同個空間(當然還是有符合建築空間與人口比例)，花了8個月整個打掉重新裝潢.整個辦公室是採開放空間

辦公桌在熱桌hot desk形式 - 共用分享的辦公桌，每位同事沒有固定坐位，以區塊來畫範圍，例如這一張桌子6個坐位是產品組，但產品組有8個人，隔壁張桌子10個坐位是行銷組，行銷組共有12位同事.然後這15張桌子加起來就是電子商務部的範圍

同事上班，看到組的桌子有空位就坐，如果本組桌子坐滿了，就坐隔壁的桌子，或是任意的空坐位.當然有些同事固定坐某個位子，大家知道習性了，也就不太會去坐他的位子，但是如果他沒在坐位上，而你短期需要坐位，就毫無考慮的使用這張hot desk.或是知道他今天沒進辦公室，更是心無忌憚的大方使用.

之前大家都很擔心上班時沒有坐位，或是得去旁邊坐的尷尬，但是，很神奇的事情是這樣的狀況從來都沒有發生 Things naturally sort themselves out.

每位同事都有一台筆電，因此任意坐也沒有關係，每張桌子都有大電腦螢幕，插上線就可以舒服上班，不用只盯著筆電的小螢幕看.連結internet跟公共槽的網路系統是wifi，也不用限制在有線裡.

個人物品完全放在個人置物櫃locker，之前同事都擔心置物櫃會不夠，需要共用，但是上班後，不少同事們反而說他的locker是空的沒在使用，因為發現不需要很多東西，以前有10支筆，現在用2支就好了，以前印了很多紙張文件，其實都沒在看沒用到，現在資料完全存在筆電中.英國人的辦公桌本來就已經很少有私人物品有特設的擺設，現在我的辦公室更是降低到0.

有時候比較麻煩的是會議室，整個公司只有12個會議室，所以如果有嚴肅又正式的會議，需要先找到會議室有空的時間才能開會，而不是像往常般要開會然後再訂會議室.因為開會實在很麻煩，所以能省略開會就省略開會.

但是辦公室的沙發區倒是隨處可見，每個角落都有稍微隔起來但是沒有門的open桌子與沙發/椅子，看見沒人坐就坐進去使用吧.連跟外部廠商開會，也是用這樣的方式，輕鬆一點.

軟體面 ─ 彈性上班flexible working：
最大的改變其實是上班時間，每個人進公司跟離開辦公室的時間都不同，甚至不用每天進公司.因為地點搬家的原故，很多同事從原本公司的地點開到新地點，需要開惡名昭彰常常塞車的M1 & M25高速公路，大多想盡量避開顛峰時段開車.

開車上班的同事可能6點就出門了，7點到辦公事，然後下午3點就離開辦公室.然而如果搭地鐵上班的同事，就不必這麼早，自由選擇上班時段，也不必打卡.

因為熱桌hot desk的型式(大家如果一起來上班，辦公室空間就爆了)跟辦公事flexible working的推廣，同事可以選擇彈性上班，不必每天都進辦公事(意思是不必每天都塞車擠地鐵)，working from home在家把事情做好.甚至要開大會議的日子，也不用進辦公事，會有線上視訊的連線，你連進去就可以參與完整會議，什麼都沒漏掉

我有同事一週只有2-3天進辦公室，其它天在家上班.但也有同事幾乎每天都開一個半小時車程塞車進辦公事上班，因為他說在家有幼兒打擾，他無法專心上班，還是進公司比較能完成事情.

這樣的彈性上班方式，在實施之前大家都有很多疑問與不放心，但是至今也尚未出什麼大差錯，事情也沒有剌掉，公司業績數字也依然不錯.我想除了信任之外，大家也骨子裡知道，如果你以此打混，拖累大家，到下個年度公司改組時，大概你的職務就因為沒貢獻而被畫掉了.

在台灣上班的上班族大概都會很羨慕這樣的彈性上班方式，我有機會再多談好了，如果有什麼問題想知道的，請留言告訴我喔

延伸閱讀 31st January 2016 - [辦公室英文] Hot desk 熱桌

照片是"栗Ｚ在英國 Dazzling"拍的劍橋的櫻花.現在春天，在英國處處都可以賞櫻

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