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2020-07-09 17:45:38
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【商用英文書信】老是不知道架構如何下筆?一次帶你學商業英文書信格式、範例例句
在全球化時代下,各國商業合作活動日益頻繁,不管從事貿易、電子零件、零售等產業,
都有機會需要與國外廠商、客戶使用商業英文書信往來;即使在自家公司內,也可能需要
和外籍上司、同事透過商用英文書信Email溝通,這時如何寫出符合規範又有禮貌的商業
英文書信便成為是否能溝通成功的關鍵。
一般像是中文信件裡面有屬名、抬頭、敬啟…等固定中文書信用語,而商用英文書信也有
一定格式,包括信件主旨、開頭稱呼語、內文、敬語用法和屬名,以下將針對商用英文書
信Email各個項目一一做介紹,如:商用英文書信開頭、商用英文書信格式、商用英文書
信範例、商用英文書信結尾….。
一、商用英文書信格式:信件主旨
商業英文信件主旨最重要的是:「用簡單一句話讓對方快速了解這封信目的」。
因此,商業英文書信主旨務必要用字精簡、確實,只要提到重點英文動詞和名詞即可。
此外,整個主旨可被視為一個名詞,所以提到動詞時,必須將動詞V.加上 ”ing” 轉變
成英文動名詞的形式,且第一個字母需大寫。
商用英文書信主旨範例:
Making an appointment 安排會議
Checking contact details 確認合約細節
Buying offer 買方報價
Selling offer 賣方報價
Confirming an order 確認訂單
二、商用英文書信格式:開頭稱呼語
商業英文書信開頭稱呼語通常會依照寫信人與收信人的關係(上司/職員、業務/客戶、疏
離/親近…等)而不同,主要分為以下三種。
1. 不確定收信者是誰的商用英文書信開頭
如果不確定這封收信者的基本資料,像是:性別、職位、姓氏、姓名….等不明,或是第
一次與合作對象聯絡、還不確定聯絡人是誰、主動開發陌生客戶時,就可以使用以下這句
話來當作這封商業英文書信開頭問候稱呼語,範例:
To Whom It May Concern, 給任何可能讀到此信的人
2. 對象是朋友、熟悉同事的商用英文書信開頭
如果是給較為熟悉,且沒有上級對下級關係的收件者時,可以用較為簡單的語句當作這封
商業英文書信的開頭稱呼語,範例:
Hi / Hello + 對方的名字 舉例:” Hi, Mary, ”
3. 對象是上司、主管、客戶的商用英文書信開頭
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