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【商用英文書信】老是不知道架構如何下筆？一次帶你學商業英文書信格式、範例例句

在全球化時代下，各國商業合作活動日益頻繁，不管從事貿易、電子零件、零售等產業，
都有機會需要與國外廠商、客戶使用商業英文書信往來；即使在自家公司內，也可能需要
和外籍上司、同事透過商用英文書信Email溝通，這時如何寫出符合規範又有禮貌的商業
英文書信便成為是否能溝通成功的關鍵。

一般像是中文信件裡面有屬名、抬頭、敬啟…等固定中文書信用語，而商用英文書信也有
一定格式，包括信件主旨、開頭稱呼語、內文、敬語用法和屬名，以下將針對商用英文書
信Email各個項目一一做介紹，如：商用英文書信開頭、商用英文書信格式、商用英文書
信範例、商用英文書信結尾….。

一、商用英文書信格式：信件主旨
商業英文信件主旨最重要的是：「用簡單一句話讓對方快速了解這封信目的」。

因此，商業英文書信主旨務必要用字精簡、確實，只要提到重點英文動詞和名詞即可。

此外，整個主旨可被視為一個名詞，所以提到動詞時，必須將動詞V.加上 ”ing” 轉變
成英文動名詞的形式，且第一個字母需大寫。

商用英文書信主旨範例：
Making an appointment 安排會議

Checking contact details 確認合約細節

Buying offer 買方報價

Selling offer 賣方報價

Confirming an order 確認訂單


二、商用英文書信格式：開頭稱呼語
商業英文書信開頭稱呼語通常會依照寫信人與收信人的關係（上司/職員、業務/客戶、疏
離/親近…等）而不同，主要分為以下三種。

1. 不確定收信者是誰的商用英文書信開頭
如果不確定這封收信者的基本資料，像是：性別、職位、姓氏、姓名….等不明，或是第
一次與合作對象聯絡、還不確定聯絡人是誰、主動開發陌生客戶時，就可以使用以下這句
話來當作這封商業英文書信開頭問候稱呼語，範例：

To Whom It May Concern, 給任何可能讀到此信的人


2. 對象是朋友、熟悉同事的商用英文書信開頭
如果是給較為熟悉，且沒有上級對下級關係的收件者時，可以用較為簡單的語句當作這封
商業英文書信的開頭稱呼語，範例：

Hi / Hello + 對方的名字 舉例：” Hi, Mary, ”


3. 對象是上司、主管、客戶的商用英文書信開頭

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