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檔案快速命名 在 Jerry Instagram 的最佳貼文
2021-08-17 13:46:19
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2020-06-03 23:30:23EXCEL VBA與資料庫(進階110)第6單元樞紐分析表結合VBA&從雲端硬碟下載資料
上課內容:
01_重點回顧與樞紐分析表結合VBA
02_錄製巨集與修改VBA程式
03_樞紐分析表巨集修改重點
04_新增工作表到最後與用樞紐分割工作表
05_重新命名與名稱刪除工作表
06_移動工作表兩種方式
07_從雲端硬碟下載資料
08_錄製下載CSV檔案巨集
09_從雲端硬碟下載資料
完整影音
http://goo.gl/aQTMFS
教學論壇:
https://groups.google.com/forum/#!forum/scu_excel_vba2_110
與前幾期的課程雖然用的是相同的範例,但最大的不同在:
1.除了解說建函數公式,並將之轉成自訂函數,把複雜的公式變簡單。
2.如何將複雜的公式變成簡單的按鈕,按下按鈕就自動完成工作。
內容主要分成:
單元01_資料拆解相關(VBA基礎)
單元02_表單設計
單元03_輸入自動化與表單與資料庫
單元04_工作表合併
單元05_資料查詢(篩選與分割工作表)
單元06_批次查詢
單元07_從雲端硬碟下載資料
單元08_下載網路資料
單元09_工作表相關
單元10_活頁簿與檔案處理(工作表分割與合併活頁簿)
單元11_表格與圖表處理(自動繪製圖表)
單元12_圖案處理(快速匯入圖片到EXCEL)
有講義與範例和完成的畫面公式與程式碼,
只要按照每周的順序學習,學會EXCEL VBA自動化絕非難事,
優點:
1.可非線性學習:可按照自己最不熟的部分多次學習。
2.可反覆學習:有疑問可以多次聽講,保證學的會。
3.可攜帶學習:只要有瀏覽器就可以播放SWF檔,MAC電腦也沒問題。
上課參考用書:
看!就是比你早下班-50個ExcelVBA高手問題解決法
作者:楊玉文 出版社:松崗
Excel VBA一點都不難:一鍵搞定所有報表
作者:?Excel Home
出版社:博碩
課程理念:
1.以循序漸進的方式, 透過詳細的說明和實用的Excel VBA範例, 逐步了解整個 VBA 的架構與輪廓,進而學習 VBA 變數、函式及邏輯的觀念, 即使沒有任何程式設計基礎, 也能自己親手撰寫 VBA 程序來提昇工作效率, 晉身職場 Excel 高手! 2.進而解說EXCEL與資料庫的結合,將EXCEL當成資料庫來使用,結合函數、VBA等更深入的功能,讓資料處理和分析的應用更上層樓。 3.將結合GOOGLE雲端試算表,教您如何將EXCEL函數雲端化與網路化。
更多EXCEL VBA連結:
01_EXCEL函數與VBA http://terry28853669.pixnet.net/blog/category/list/1384521
02_EXCEL VBA自動化教學 http://terry28853669.pixnet.net/blog/category/list/1384524
吳老師 2020/6/3
EXCEL,VBA,函數東吳進修推廣部,EXCEL,VBA,函數,程式設計,線上教學,excel,vba,教學,excel,vba指令教學,vba範例教學excel,,excel,vba教學視頻,excel函數教學,excel函數說明,excel函數應用 -
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2020-06-03 23:30:08EXCEL VBA與資料庫(進階110)第6單元樞紐分析表結合VBA&從雲端硬碟下載資料
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02_錄製巨集與修改VBA程式
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05_重新命名與名稱刪除工作表
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1.以循序漸進的方式, 透過詳細的說明和實用的Excel VBA範例, 逐步了解整個 VBA 的架構與輪廓,進而學習 VBA 變數、函式及邏輯的觀念, 即使沒有任何程式設計基礎, 也能自己親手撰寫 VBA 程序來提昇工作效率, 晉身職場 Excel 高手! 2.進而解說EXCEL與資料庫的結合,將EXCEL當成資料庫來使用,結合函數、VBA等更深入的功能,讓資料處理和分析的應用更上層樓。 3.將結合GOOGLE雲端試算表,教您如何將EXCEL函數雲端化與網路化。
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吳老師 2020/6/3
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檔案快速命名 在 吳老師教學部落格 Youtube 的最佳解答
2020-06-03 23:29:25EXCEL VBA與資料庫(進階110)第6單元樞紐分析表結合VBA&從雲端硬碟下載資料
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吳老師 2020/6/3
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檔案快速命名 在 台灣物聯網實驗室 IOT Labs Facebook 的最佳解答
IoT的快速發展迫使人們重新思考傳統Wi-Fi,Wi-Fi HaLow與傳統Wi-Fi有何不同?
TECHSUGARTECHSUGAR 發表於 2021年6月22日 15:00 2021-06-22
Wi-Fi就像是我們互聯世界的氧氣,是當今最普遍的無線網路協議,承載了超過一半的網際網路流量。「Wi-Fi 是一個通用術語,指的是經過二十多年發展而成的802.11協議家族。Wi-Fi聯盟是推動Wi-Fi應用和發展的組織,該組織用數字命名法,簡化了常用的幾代Wi-Fi名稱,例如,Wi-Fi 4 = 802.11n、Wi-Fi 5 = 802.11ac 、Wi-Fi 6 = 802.11ax。您正在家裡或工作場所使用的,很有可能就是這些類型的Wi-Fi。
儘管Wi-Fi 4/5/6無處不在,但物聯網(IoT)的快速發展,迫使人們重新思考傳統Wi-Fi,揭示技術差距,重新定義802.11協議在現今超低功耗物聯網設備的無線連接世界中應該發揮的作用。物聯網和機器對機器(M2M)應用,對遠端連接和低功耗的更高要求,促使人們需要另一種為物聯網而最佳化的Wi-Fi。
Wi-Fi HaLow(發音為HEY-low)協議,透過提供超低功耗的無線解決方案,填補了這一空白,與傳統Wi-Fi相比,該方案可以在更遠的距離和更低的功耗下,連接更多的物聯網設備。該協議於2016年得到了IEEE 802.11ah任務組的批准,被Wi-Fi聯盟稱為Wi-Fi HaLow。
Wi-Fi HaLow本質上是一款低功耗、遠距離、多用途的Wi-Fi版本,在免許可的1 GHz頻譜下運行。Wi-Fi HaLow標準結合了能效、遠端連接、低延遲、高解析度影片品質數據速率、安全功能和本地IP支持,是無線連接、電池供電的物聯網設備的理想協議選擇。讓我們仔細看看Wi-Fi HaLow和傳統Wi-Fi之間的一些主要分別,以及為什麼802.11ah協議非常適合物聯網應用的連接要求。
一種省電的協議
Wi-Fi HaLow為耗電的物聯網設備,提供了卓越的能效。IEEE 802.11ah規定的各種複雜的休眠模式,使HaLow設備能夠長時間處於極低功率狀態, 節省電池能量:
TWT(Target wake time):這允許工作站(STA)和存取點(AP)預先安排一個時間,喚醒休眠的節點以存取訊號。
RAW(Restricted access window):存取點可以授予工作站子集傳輸其資料的權限,而其他工作站則被迫休眠、緩衝非緊急數據或兩者兼而有之。
BSS(Basic Service Set )空閒期:這將工作站的「允許空閒期」延長至五年。
TIM(Traffic Indication Mapping ): 更有效地分組編碼TIM,節省信標(Beacon)的傳輸時間。
短MAC標頭:將低標頭傳輸虛耗、傳輸時間和功耗,並釋放無線電波頻段。
空值PHY協議數據單元(NPD):這將類似MAC的ACKs/NACKs嵌入PHY層,以減少時間和功耗。
短信標:短(有限)信標頻繁發送以同步工作站,而完整信標的發送頻率較低。
BSS著色機制:顏色分配表示特定接入點的BSS組,而站點可以忽略其他顏色。
雙向TXOP(BDT:Bi-directional TXOP):當喚醒工作站,發現存在用於傳輸的上行和下行訊框(Frame)時,會減少介質的存取次數。BDT使用實體層協議資料單元(PPDU)的訊號(SIG)字段中的響應指示,以增加對第三方工作站傳輸的TXOP持續時間保護。
該協議的高效休眠和電源管理模式,支援物聯網設備使用電池運行多年,以及多種靈活的電源和電池大小選擇,從採用鈕扣電池的短距離物聯網設備,到傳輸超過一公里的更高功率、採用更大電池的應用。與2.4 GHz和5 GHz頻段的Wi-Fi協議相比,該協議採用的sub-GHz窄頻訊號,傳輸距離更遠,能耗更低,讓每單位能耗可傳輸更多數據。
因此,Wi-Fi HaLow晶片所需的功率僅為傳統Wi-Fi晶片的一小部分。雖然傳統Wi-Fi的數據速率較高,讓使用者能夠在2.4 GHz、5 GHz和6 GHz頻段,使用寬頻頻道快速傳輸高解析影片和下載大量檔案,但這些Wi-Fi連接的有效距離很短,電池消耗很快,需要頻繁充電或更換電池,或者最好有一個主電源連接。基於這些原因,Wi-Fi HaLow是電源受限的物聯網設備的更好選擇,這些設備需要達到更遠的距離,並能用電池運行數年,同時仍然提供較高的數據吞吐量。
Wi-Fi HaLow的sub-1 GHz協議優化了滲透率、覆蓋範圍、功率和容量。
覆蓋範圍更廣
802.11標準涵蓋的頻率範圍非常廣泛,從sub-GHz到毫米波(mmWave)。Wi-Fi HaLow是第一個在免許可的sub-GHz頻段運行的Wi-Fi標準。Wi-Fi HaLow提供的數據速率,從幾百kb/s到幾十Mb/s不等,傳輸距離從幾十公尺到一公里以上。
與傳統Wi-Fi使用的最窄的20MHz頻道相比,Wi-Fi HaLow的sub-1 GHz訊號使用更窄的頻道,從1MHz到更窄。由於頻道中的熱雜訊較低,這種20倍的頻寬系數轉化為13 dB的link budget改進。與傳統的2.4 GHz Wi-Fi相比,750 MHz – 950 MHz之間的RF頻率,需要額外增加8dB-9 dB的link budget,進而節省自由空間傳輸損耗。此外,Wi-Fi HaLow協議增加了一個範圍最佳化的調變和編碼方案(MCS10),可提供額外的3dBlink budget改進。
總之,與傳統的2.4GHz IEEE 802.11n(Wi-Fi 4)相比,Wi-Fi HaLow提供了高達24dB的link budget改進。與頻率更高、頻寬更寬的802.11ac(Wi-Fi 5)和802.11ax(Wi-Fi 6/6E)協議相比,Wi-Fi HaLowlink budget優勢進一步增強,其使用頻寬更寬的5GHz和6GHz頻譜。這就解釋了為什麼Wi-Fi HaLow訊號的傳輸距離,是傳統Wi-Fi的十倍,而不需要網路擴展器。例如,電池供電的攝影鏡頭可以放置在家裡或車庫外牆更方便的地方。照明系統可以從單個AP控制,而不管燈具是在室內還是室外的花園裡。
為終端使用者提供無線物聯網解決方案,覆蓋數百公尺的距離,而無需額外的擴展器或昂貴的手機行動網路,是802.11ah協議的一個關鍵競爭優勢。Wi-Fi-HaLow的遠端覆蓋優勢,擴展了智慧型家居和智慧型城市網路的範圍,讓使用者能夠控制1公里以外的物聯網設備,遠遠超出了傳統Wi-Fi協議的覆蓋範圍。
訊號穿透力更強
一般來說:頻率越低,覆蓋範圍越遠,穿透障礙物的能力越強。Sub-GHz 的Wi-Fi HaLow訊號可以比傳統Wi-Fi更容易穿過牆壁和其他障礙物。與2.4GHz和5GHz頻段的Wi-Fi協議相比,住宅和商業建築的建築材料和布局的變化,對sub-GHz HaLow訊號的影響較小。Wi-Fi HaLow可以穿透牆壁和建築物,這有助於減少客戶投訴和產品退貨,這些問題有時會困擾使用傳統Wi-Fi的產品。
Wi-Fi HaLow使用正交分頻多工(OFDM)調變,來校正反射和多徑環境。無論設備製造商的產品是在室內還是室外,或者是在地下室還是閣樓,Wi-Fi HaLow都可以確保設備與接入點之間有穩健的連接。這種靈活性消除了提供專有集線器或橋接設備以補償不同家庭架構的額外成本和複雜性。
高度可擴展的解決方案
單個Wi-Fi HaLow接入點可以處理多達8191個設備,是傳統Wi-Fi接入點的4倍多。在可預見的未來,這足夠連接每個LED燈泡、電燈開關、智慧型門鎖、電動窗簾、恆溫器、煙霧探測器、太陽能電池板、監控攝影鏡頭或任何可想像的智慧型家居設備。典型的家庭Wi-Fi路由器,通常支援幾十種設備。當頻寬服務提供商在家居中進行部署時,單個Wi-Fi HaLow接入點可以成為一個可擴展的平台,用於提供額外的安全和公用事業管理設備和服務。
多種訊號傳遞選項,減少了管理和控制大量HaLow設備所需的開銷。這樣可以最大限度地減少訊號衝突,並為有源設備釋放無線電波,以便以最快的調變和編碼方案(MCS)速率傳輸更多數據。與傳統Wi-Fi一樣,HaLow可以根據訊號完整性和與接入點的距離,自動調整頻寬。預定義的MCS級別支持單流、單天線產品的頻寬從150 Kbps到40 Mbps,使用的頻寬從1 MHz到8 MHz,80 Mbps的能力也可通過使用可選的16 MHz寬頻道來實現。
Wi-Fi HaLow的星形網路拓撲結構、卓越的穿透力、廣闊的覆蓋面積和巨大的容量,將無線連接從難以部署和頻寬受限的網狀網路中解放出來,簡化了網路安裝,並將總體持有成本降至最低。
具有抗噪性的免許可頻譜
與採用2.4GHz、5GHz和6GHz頻段的傳統Wi-Fi一樣,Wi-Fi HaLow使終端使用者能夠擁有自己的設備並使用免許可的sub-GHz無線電頻譜,範圍從750MHz到950MHz。Wi-Fi HaLow的可用頻率範圍、最大傳輸功率和占空比,在世界各地有所不同。(例如,美洲可用的HaLow頻譜是902 MHz至928 MHz,而在歐洲是863 MHz至868 MHz)。
Wi-Fi HaLow在工業、科學和醫療(ISM)頻段內運行,可以使用多種頻段:1MHz、2MHz、4MHz、8MHz和16MHz。頻寬越窄,訊號傳輸的距離就越遠。使用OFDM,以跨多個子頻道的數據包形式傳輸數據,這可以提高在具有挑戰性的RF環境中的性能,特別是當有來自其他無線電設備的強干擾時。前向錯誤更正(FEC)編碼也為恢復數據包提供了額外的保護,確保穩健的連接。
安全性和互通性
與其他IEEE 802.11 Wi-Fi版本一樣,Wi-Fi HaLow是一種固有的安全無線協議,支援最新的Wi-Fi認證要求(WPA3)和空中傳輸(OTA)AES加密,其數據速率可以實現安全的OTA韌體升級。
就像其他類型的Wi-Fi一樣,HaLow是一個全球公認的標準(IEEE 802.11ah),定義了連接設備如何進行安全認證和通訊。採用Wi-Fi HaLow的設備供應商,可以保證其產品和網路,將按照Wi-Fi聯盟的開髮指導來實現互通性。由於Wi-Fi HaLow是IEEE 802.11標準的一部分,Wi-Fi HaLow網路也可以與Wi-Fi 4、Wi-Fi 5和Wi-Fi 6網路共存,而不影響其RF性能。
本地IP支援
所有物聯網路都需要網路協議(IP)支持,以實現雲端連接。由於Wi-Fi HaLow是802.11 Wi-Fi標準,因此它提供本地TCP/IP支持。這種內建的IP功能,意味著物聯網連接不需要專有閘道器或橋接器。所有連接到具有Wi-Fi HaLow功能的路由器的客戶端設備,可以使用IPv4/IPv6傳輸協議,直接連結網際網路,以獲得基於雲端的服務和物聯網數據的管理。
HaLow效應:延伸範圍,拓展物聯網的可能性
傳統Wi-Fi的網路擁塞、範圍限制和較高的功耗,以及可連接到單個AP的設備數量有限,在當今物聯網設備的世界中已不再可行。這些限制阻礙了各行業出現的以物聯網為中心的新商業模式,這些模式需要更遠的距離、更大的容量、更靈活的電池和電源選項,同時最大限度地降低部署成本。
作為一種遠端協議,Wi-Fi HaLow支持那些2.4GHz和5GHz Wi-Fi無法達到的室內外物聯網應用,例如遠端監控鏡頭、門禁網路甚至無人機。其他潛在的使用案例包括大型公共場所,如體育場館、購物中心和會議中心,在這些場所,單個Wi-Fi HaLow接入點可以替代大量的接入點,無需複雜的網狀網路,簡化了安裝,降低了總持有成本。
工業物聯網、過程控制感測器、大樓自動化、倉庫和零售店等眾多應用,也將受益於這種遠端、低功耗協議,讓無數設備能夠在日益自動化的世界中保持連接。事實上,Wi-Fi-HaLow在傳統的802.11協議中因其覆蓋範圍、能效、容量和多功能性而脫穎而出。
附圖:▲Wi-Fi 4/5/6與Wi-Fi HaLow的比較
▲ 傳統的Wi-Fi 4/5/6協議,使用更高的頻率和更寬的頻寬來最大化吞吐量。
▲ 比較802.11n/ac(左)和802.11ah(右)的吞吐量與範圍。(資料來源:Sensors期刊(Basel )。2016年11月,IEEE 802.11ah:一種應對物聯網挑戰的技術,作者:Victor Baños-Gonzalez, M. Shahwaiz Afaqui, Elena Lopez-Aguilera, and Eduard Garcia-Villegas)
資料來源:https://www.techbang.com/posts/87835-wifi-halow-iot?fbclid=IwAR1P3nR4iV8V3ZhhOO4zX7GZ_9Tz4v5MBzLlCX3aXYbnOCVqPYi58LPFrmQ
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近來可以發現,因應疫情下的居家工作情境,不只有關線上會議軟體技術使用相關的經驗分享與討論大幅增多,也從不同的遠距交流軟體發展,映照出各種人際互動的需求。尤其,在鳳凰花開的畢業季節,我們也看到許多學校利用各種軟硬體設備打造遠距畢業典禮。然而,線上活動如何營造在同一個空間共同體驗觀禮的儀式感與現場參與感,也成為最大的挑戰。
如何在虛擬空間運用各種技術的設計與安排,營造畢業典禮的儀式感與互動感?讓我們來透過 臺大創新設計學院Amo Wu分享的這篇幕後筆記,來思考儀式設計過程中,創造與召喚身體感官經驗的重要性。
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六月份畢業季將近,疫情關係畢業典禮無法實體舉行相當可惜…
每年和同事也希望用不同方式舉辦,今年特別訂製了畢業帽與學程領巾卻無法實際讓當屆畢業生使用。於是靈光一閃,和同事開始充滿鬥志籌備線上畢業典禮,希望盡量將原有的儀式加入其中,將我們的心意與祝福溫暖傳遞給畢業生。
…
這次典禮籌辦初期先列出需要克服的項目:
(1)空間感:典禮會場空間呈現感覺
(2)儀式感:上台、撥穗、頒贈書、畢業領巾
(3)互動感:互動遊戲、彩蛋與大合照
…
最重要的儀式感如何搬動到線上?
為了儀式感真的傷透腦筋!訂製好的領巾該寄給同學們嗎?要怎麼頒發證書呢?如何善用我們準備好的空間?
Step 0:事前公告,達成美好的默契 製作了使用說明與學生們解釋如何操作gather town, 我們相約穿白色的上衣,為自己準備一杯飲品,帶著愉快的心參加典禮吧!
…
互動感不能少,除了彩蛋設計也善用gather town互動物件吧!
互動一|在按x的過程中找尋彩蛋! 這次的畢典也特別將原有傳統「時光膠囊彩蛋」搬移至線上! 利用輪班進辦公室時間快速掃瞄學生們手寫給一年後的自己信件,盡最大努力保護同學隱私權,請不認識大家的工讀生重新命名檔案後,我們再進行每一份轉檔成加密pdf,並先前在活動通知信上提供每個人專屬的彩蛋密碼。 並將網址設定於滿滿的餐點其中一個object裡,讓大家找尋! 注意:gather town不直接支援google drive網址,可善用google簡報或是gather town中 take note功能
互動二|Cheers! 一起乾杯吧! 事前默契中有邀請大家自行準備飲品或酒水,讓我們線上開啟鏡頭,穿著畢業領巾頭戴畢業帽濾鏡,為辛苦的一年好好感謝自己與隊友慶祝吧!乾杯!
加碼小人物乾杯儀式:將人名設定處放上啤酒或是紅酒表情符號(放最左或放最右)可以互相敲酒杯唷!
(引用自https://41v10.medium.com/%E6%BB%BF%E6%BB%BF%E5%84%80%E5%BC%8F%E6%84%9F-gather-town%E7%B7%9A%E4%B8%8A%E7%95%A2%E6%A5%AD%E5%85%B8%E7%A6%AE%E5%B9%95%E5%BE%8C%E8%A7%A3%E5%AF%86-f1a789434b62)
檔案快速命名 在 職涯成長駭客-Crystal Facebook 的最佳解答
【你以為電腦裡那些檔案都是黃金?沒做好管理都是垃圾】
-人人必修七大數位檔案的管理技巧
#職人的高效能引擎打造 02
#商業思維學院幕僚課程心得 02
我認為未來職人,是以知識工作者身分為主,而作為知識工作者,除了腦中珍貴的知識經驗以外,還有電腦裡那些經年累月收集來、彙整出來的檔案。
原本那些檔案應該是黃金,是你知識變現的利器,但沒有做好管理,這些東西經年累月累積下來,只會變成垃圾,增加電腦運轉的負擔罷了。
要怎麼避免這樣的情況發生呢?很簡單,只要學會這七大數位檔案的管理技巧,資訊垃圾都能變黃金!
而這七大管理技巧,又可以分成兩個部分來談,分別是「四大基本原則」與「從用戶端到雲端三原則」。
▌數位管理四大原則:三的架構、字母符號排序命名、檔案命名有規則、善用捷徑
1、別以為檔案分類分得越仔細,資料越容易找到,檔案的層級,以三層為主,最多不超過五層。
雖然美國認知心理學家喬治米勒提出了「七加減二法則」認為人能瞬間掌握的資訊量是七項左右,有些人可以更多至九項左右,而覺得七項太多的人,可以減至五項,但如果可以,分類別太多層,有助於快速找到資料。
2、利用字母符號排序命名
電腦系統中,對於各種符號的排序順序如下:
特殊符號>數字>英文>中文
第一層命名可以透過人生領域的不同來做分類,例如我的分類可能會有-「正職工作」、「個人品牌」、「個人」,分別可以編為「A正職」、「B個人品牌」、「C個人」
至於第二層命名,則可以盡量透過「西元日期+任務名稱」來做命名,例如在「B個人品牌-B01 IG經營」內,可能會有「20210526 IG直播」。
3、檔案命名有固定規則,別看心情取
許多檔案命名都很看心情,意思是說除了他本人以外,沒人看得懂,例如「書籍內容整理」
看到這樣的檔名,內心應該會浮現以下問題-
是什麼書要整理?哪一天整理好的?已經整理好了嗎?用哪一國的語言整理的?
所以,檔案的命名,可以透過「日期+任務+版次+語言」來做命名
而值得注意的是,檔案名稱這邊的命名,指的是「完成檔案的時間」這樣的設計,方便我們一目了然知道檔案的順序。
而這邊可能會有個疑惑-「上一層的資料夾不就寫時間了?」
這裡的時間,是指任務發生的時間喔!
4、善用捷徑,別再四處複製新檔案了!
很多人的桌面非常精彩,檔案多到完全看不到桌面了....這樣有一個很大的問題是,當你要找檔案時,你一定會找很久!
所以這時候,「捷徑」就可以出場啦!所謂的「捷徑」其實就是從原本檔案「分生」一個入口,可以隨便你放在不管是桌面,或是任何需要重疊性資料的部分。
先來談談放在桌面,桌面放置檔案的原則,是放你最近真的很常用的資料夾「捷徑」為主,當你結束之後,再把桌面的捷徑刪掉就好,完全不必大費周章的把資料夾移來移去。
再來,如果你發現,在「B01 IG經營」與「B02 FB經營」內,有個檔案「20210526貼文」是重複出現的,你可以透過建立檔案的「捷徑」,來建立資料的「網狀系統」,只要動一份檔案,另外一份就會自動更新!
▌從用戶端到雲端三原則:善用索引、判別權限、活動通知
談完數位管理的四大原則後,我們的視角就要從用戶個人轉移至雲端囉!
而雲端有什麼樣的特性呢?分別是「協作」、「跨裝置」與「同步」,正式這三個特性,讓每個用戶可以透過雲端來協作,即使是疫情嚴重到不能出門的現在!
當然,協作的同時,也會有許多問題產生,例如「沒人懂你的資訊分類」、「資訊不同步」...
但別擔心,以上問題都可以解決!
關於「沒人懂你的資訊分類」,我們可以「善用索引」,我們可以做一張像是「專案管理看板」或者稱總表、清單、目錄...等的表單,讓大家一目了然所有大事記,並把相關檔案連結、重點摘要放上去!
而雲端協作有件事情可能要注意,就是「判別權限」,雲端硬碟的權限大小從上到小分別是-擁有者>編輯者>加註者>檢視者
每一個層次的權限都不一樣,要定期檢視權限授權狀況,把該開的權限開好,例如你的夥伴可能會因為你權限開太低(開成檢視者)沒有辦法協同合作;或是專案進行到一半,有人退出了,那麼也要收回他的權限!
而雲端協作常出現的「資訊不同步」狀況,也可以善用「活動通知」來解決!
我們只要開啟活動通知,就能隨時掌握成員們文件更新的狀況,減少等待、校正資訊等狀況,也能減少許多時間成本囉!
▌未來職人知識變現的基礎:做好數位檔案管理
以上七項檔案基本原則,是不是令人驚艷呢?除了土法煉鋼傻傻的做事,我們其實一開始就要設定好規則,一開始就對,才能事半功倍。
而這件事極其重要,也許會變成基本常識,因為就像我開頭所說的,未來職人會以知識工作者為主,知識變現前要先做好知識管理,而常常我們所認為的「知識」如果在一開始就沒有處理好,例如做菜時一開始沒有清洗、處理好食材,那等於白費工夫,因為我們會花很多時間在後續整理,那麼這樣也會影響我們的產出品質的。
所以未來職人們,知識變現前,先做好數位檔案管理吧,這可是你們的根基呢!