在飯店工作有二年的經驗，一開始是餐飲相關的行政工作半年
後來轉調業務部做行政工作，行政工作做了一年多，就改為出門開發客戶
飯店一般都會分二種型態，一種是商務型，另一種是渡假型，我待的是屬於渡假型
跟大家分享一下渡假飯店的業務部，到底在做些什麼事
讓有意願往這方面發展的人，也可以有個藍圖
而分享的內容，都是指我之前待的那間公司，其他渡假飯店我就不清楚了，僅供參考
文章很長，請見諒囉！

1。找人才

因為公司地屬偏遠，老實說，在找人方面並不會要求太高
找人部分可以分二種，一種是找小主管級人物，業務主任、業務副理
通常會掛這些職稱都是要有相關飯店經驗，希望你一到職，就能為公司創造業績
否則，公司花錢找個業務專員就好，何必多花費人力成本
另一種則是應徵業務專員，通常不會要求需要相關經驗，就算是社會新鮮人也可以
反而我當時的主管還蠻愛用新鮮人，因為可塑性比較高

人格特質通常都要應對得體，有些自信，但不能自傲，太有自信則會被認為不好相處
學歷部分倒是不會要求，反而是碩士畢業來應徵，我們會怕怕的
怕對方把這份工作當成暫時的跳板，一有機會就跳走了
當然不可否認，外表的部分，不能太差，打扮要乾淨簡單

2。飯店的業務單位到底做些什麼？

很多人都會對我之前的工作產生質疑，為什麼飯店會需要業務單位？
其實我待的飯店，訂房單位及業務單位，分屬二個不同部門
當然很多飯店只有統一一個業務部，對大家來說就很好理解，業務不見得要外出
可能就在辦公室裡處理客戶打電話的訂房、訂席之類的事務

但以我的例子，訂房單位的業績都是來自客戶自行打電話進來預訂
業務部門則是需要主動積極的去創造業績
主要工作就是跟旅行社、公司福委會、任何會辦活動團體的窗口打好關係
凡是公司的員工旅遊、尾牙活動、部門聚餐、部門會議、主管會議、教育訓練、保險OPP
這些項目，都是我們需要想辦法主動拉進來的客戶
不管是一日、二日或甚至多日的活動，在我們公司都可以辦理
反倒是學校的校外教學、學校旅行活動，這不是我們的主要客群
每家飯店都有不同的定位

3。業務助理的工作內容

現在反觀以前我的業助工作，我應該算是比較累一點的業助
因為自己的個性關係，很多事我都會幫忙業務處理，久了之後，就變成我的工作
所以我建議業助們，不要把自己當成只是助理，被業務指派工作
而應該要反過來，你是督導業務的角色

一開始轉調業務助理時，當時業務人數不少，全盛時間有6~8人
我一個業助要處理大家的案子，老實說很累
當時我被譽為業務部的大內總管，什麼事都要管就對了，分成幾個部分具體說明

管用品、文件：
部門內的文具用品代為申請，一方面也要自己去觀察有哪些用具已經快不夠用，主動申請
準備業務拜訪用資料，這些也是需要事先準備好，業務需要時隨時可以取用
部門內所有的東西，要很清楚放在哪裡，突然有人要文具，要生給他，或明確告知有或無
主管要看一份文件，在最短的時間內交給他
每天都有其他部門發的簽呈、文件，讓大家傳閱後，要歸檔整理
電腦裡的所有資料夾文件要整理，常常都會發生有人在找某個檔案，要能快速回覆在哪裡

寫報告：
所有的文書工作，也是我要做的，辦活動的簽呈、企劃書、結案報告
這些活動有可能是旅展、同業說明會、福委說明會，這些屬業務部辦理的活動
及所有活動前的確認、準備資料
而屬業務部門內的報告也有，像每個星期都會有各個業務的業績報告，需要統計
每個月整個業務部的績效分析評估
內容不外乎就是分析平日&假日、旅行社&直客、一日遊&二日遊等的業績各多少及比例

一般的行政：
一般業助都會做的事，就是key單將業務報好的價，轉入系統中
不管是新增、修改、刪除，這些工作都是業助要處理
當有客人或業務要保留房間、場地時，都是透過我，或是要查詢場地的狀況
而客人活動前三天，業務確認好內容之後，就要協助下單

業務相關工作：
這部分算是跟業務有些重疊的工作，通常我也會協助處理
接到尚未預定的客戶，也需要幫他解說，甚至是馬上報價
已預定的客戶，若有任何修改，也都直接幫業務處理，甚至重新報價
主動催收客戶訂金，或提醒業務催收
預定活動日三日前的確認，要提醒業務確認，或是我會自行跟客戶確認
當然隨時都還是要跟客戶通個電話，問看看他活動是不是有什麼調整的地方

另外比較特別的就是，也需要做電話開發
例如辦一些說明會，一定會拿到名單，就會打個電話關心一下，最近有沒有相關活動要辦
或是到網路上搜尋名單

4。業務工作內容

做過業助之後，反倒覺得業務是一件很輕鬆的工作
當時我還是業助時，以為業務比我忙很多，所以協助了很多業務的工作
業務主要工作就是陌生開發跟舊客戶維繫、報價、帶場勘、現場接待
業助其實這些也都要會，差別只是在不需要踏出公司
所以轉業務的生活，對我來說多彩多姿了許多，反而省去一些打雜的時間
只是一開始陌生拜訪比較需要多試幾次，才會去除心中的恐懼
陌生拜訪可分二種部分，一個是先打電話找到關鍵人物約時間
另一種，則是找到名單後，直接到對方公司拜訪，並無先告知的動作
當然這二種有優點、有缺點，也是要依對方公司的性質去取決哪種方式比較適合
後者，雖然很唐突，可能關鍵人物不在，甚至當時一進到那裡，還不知道要找哪位
但最大的好處是，對方很難拒絕你的拜訪
就算key man不在，你也可以留下你的資料，對方也很難拒絕

5。飯店業務要特別注意的地方

飯店的客戶分二種，一個是同業（旅行社），一個是直客（一般客人、公司）
旅行社當然就會有所謂同業價或佣金，他直接面對直客，服務直客，賺取佣金是理所當然
但對飯店業務來說，報價的動作，就有很多要注意的地方
面對直客團體，可能因為某些關係，會給特別的優惠
但哪天好死不死，這個客人又去找旅行社來做承接，那飯店業務就等著被旅行社罵了
在價格的拿捏上，真的要非常小心，一不小心就會踩到同業
旅行社對飯店來說，算是一個比較穩定的客源，所以保持一定的好關係是很重要的
因為價格同業與直客不同，又會卡到結帳的問題
這個團體是旅行社帶來的團體，是誰結帳？如何結帳？發票又是要怎麼開立？
有很多小細節都是必須很注意

6。飯店業務好做嗎？

如果跟其他行業的業務相較下，我覺得飯店業務其實比較不難
一般公司都會辦理員工旅遊、教育訓練，都有福委會，可能每年都會簽一堆特約廠商
其實福委也需要這些旅遊資訊，業務主動找上福委，也反而幫他們做績效
有些社會團體他們會固定辦旅遊或是會議，常常也都在煩惱地點要選哪裡
每次如果都安排一樣的地點，也會有人抱怨，因此他們也需要這些資訊
只要找到對的人，加上飯店名聲也還不差，其實沒這麼難推

而推旅行社的部分，其實旅行社就現實多了，你可以給他們什麼空間？
你能不能跟他們做好麻吉，保持良好的互動關係
他們想推你公司的時候，你能不能盡全力支持他們，這都關係到你們之間未來的關係
當然盡全力支持不代表他們要求什麼都要答應，自己要去拿捏，或找理由拒絕
當他們有突發的狀況，可能房間還要十間，但都客滿的情況，你是不是能盡力幫他們清房
這些旅行社的客戶，其實反而是幫你穩定業績的客人

7。飯店業的缺點

說缺點其實一般服務業也都大同小異，薪資不高、休假不多
通常飯店都是月休六天，排休，當然業務單位是可以休假日的，跟現場人員不同
反而假日對業務來說，事情比較少，很少客戶會假日還打來吵你
除非客戶假日那天是他們辦活動的日子，業務需要現場去接待一下、關心一下
但月休六天，跟其他行業比起來，算是休假比較少一點
而過年也沒有年假，當然也沒有補休，所以一年可以休的假就是12*6=??都可以算出來
過年期間，其實業務單位也什麼事要做，就是現場幫忙支援一下，很閒，但還是要排休

8。飯店業的優點

在渡假飯店，其實大家的步調都會慢一點，壓力上，我覺得反倒沒這麼大
而帶場勘還可以順便散散步，待辦公室待悶了，還可以出去走走
有朋友到飯店來找我，我還可以陪他去散步、聊聊天一下
整體而言，算是還蠻自由的，公司剛好也有溫泉，員工也都可以免費使用大眾湯
上班時間上網、上msn、跟客人也都會用msn連絡
心情好就進辦公室，心情差就說去跑業務，不過這跟主管的管理方式比較相關
總之，跟每天上班就一定得待辦公室裡的行業，差蠻多的

9。升遷容易嗎？

其實待得久，就會升遷，但相較於其他部門，業務部算是比較容易升遷
也要看上面的人是不是都佔著不走？但基本上業務單位流動性就會高一點，機會也多一些
但對於急著想升遷的人，我是建議，可以多跳槽，升遷比較快一點
基本上，只要有飯店業務經驗，要跳到其他飯店都不是太難，只要好好建立自己的人脈
我之前同事一放出想離職的消息，馬上就好幾家飯店、旅行社想找他去當業務囉！

10。結語

其實飯店業算是還蠻好玩的行業，認識很多旅行社，自己出去玩也很方便
都會找認識的旅行社給點折扣優惠，對於自己本身很喜歡玩的人，也很適合
工作也還算輕鬆有趣，只是在工作、薪水、休假、興趣之間，要去斟酌一下了


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