該怎麼提升效率？​ ​ 「花費兩倍的工作時間，卻只達成了一半的成果，你願意嗎？」​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 今日話題：該怎麼提升效率？​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ ​ 人的一生有大半的時間都是在工作，工作充斥著我們的人生、充斥著我們的生活，而很多人都會說要提升效率、要時間管理、要定好目標並且確實執行等等，但大家有沒有想過到底為什麼要這麼做？為什麼我們「必須」提升效率呢？為什麼不該按照自己的步調慢慢做事就好了呢？​ ​ 身為一名自由工作者的我，在日常體會最深的一個道理就是：「當你完成工作的剩餘時間，才是你的休息時間」，因此如何在最短的時間內完成最大的工作成果就是我日常不斷在思考的事情。​ ​ 而今天我就要分享在我自己的工作生活中，我是怎麼提升效率，以及提升效率給我帶來的好處壞處！​ ​ 如果你對這個議題有興趣，就繼續看下去吧🙌🏻！​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 提升效率1️⃣：設立明確的目標​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ 每當我要開始一段工作計畫或目標時，我都會設立明確的年度 / 半年度 / 季度目標，並且透過該目標拆解成月 / 週 / 日目標。​ ​ 如果想要只用20%的努力達成80%的成果，那你就必須擁有明確的目標，才能知道哪些事情最值得花時間在上面。​ ​ 工作過程中最嚴重的不是事情沒做完，而是做了一堆事情，但其實什麼也沒做成（瞎忙），有明確的目標跟終點，才知道自己做得每一件事有沒有價值。​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 提升效率2️⃣：善用工作法工作​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ 敏捷看板工作法：我平常透過敏捷開發中的看板工作法來管理工作事項，將工作流程視覺化，並且將工作事項碎片化，這類的工作法更適合團隊一起使用，個人使用的話會跟待辦事項清單差不多。​ ​ 番茄鐘工作法：當我無法專注時會利用番茄鐘工作法，透過時間倒數的那種感受，讓自己在短時間內保持專注狀態，很適合像我這種注意力容易發散的人。​ ​ 以上兩種是我最常用的兩種工作法，其實我平時也不會用太多的工作法則，畢竟能解決自己工作過程的問題才是最重要的！​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 提升效率3️⃣：優化工作用工具​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ 工欲善其事，必先利其器，所有工作過程中會使用到的工具，我都會依照我的工作習慣去優化我所使用的工具。​ ​ 比如筆記軟體我會使用Notion、Google Keep、Apple 備忘錄​ ​ 而工作事項管理軟體我則是使用Trello、2Do等等​ ​ 還有像是截圖與螢幕錄影軟體、整合通訊軟體、快速載影片軟體、快速轉檔軟體等等，未來有機會我都會一一分享這些能夠優化工作流程的軟體給大家！​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 提升效率給我帶來的好處跟壞處​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ 🙆🏻‍♂️好處：​ ​ 1. 替自己爭取時間：短時間可以完成很多工作事項，可以產生更多的成果效益，並且可以替自己爭取到更多的自由運用時間。​ 2. 贏得他人的信任：即便你的能力與他人相同，當可以快速完成與別人相關的工作事項，別人對你的能力與信任度都會大大提升。​ ​ 🙅🏻‍♂️壞處：​ ​ 1. 容易個性急躁：腳步太急容易養成急躁習慣，很多時候會看不順眼很多沒有效率、土法煉鋼的行為。​ 2. 無法好好放鬆：習慣高效工作久了，去到鄉下或者渡假放鬆時，會很不適應純粹放鬆的行程，一直想替自己找點事做。​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 今天你能做什麼？​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ 「本文提到的 設定明確目標 / 使用工作法工作 / 善用工具，思考一下你想要先從哪個開始提升效率呢？🙋🏻‍♂️」​ ​ 底下留言跟我分享吧！🔥​ ​ 如果想看到我分享更詳細的工具與心法的話，就把這篇貼文分享到限時動態並且@我，跟我說說你為什麼也想提升效率，或是你想看什麼樣的工具或心法分享吧！​ ​ ﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏​ 想看到我未來更多的貼文？✍️​ ﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋​ 【歡迎追蹤 I'm Mr.K (Mr.K 領先時代) 】​ @leadingmrk ​ FB網址：https://www.facebook.com/leadingmrk ​ ​ IG網址：https://www.instagram.com/leadingmrk ​ ​ BLOG網址：https://leadingmrk.com ​ ​ -​ #MrK講效率 #斜槓工程師 #工程師​ -​ #效率 #提升效率 #工作效率 #學習 #成長 #自我成長 #時間管理 ​ #知識 #管理 #設立目標 #明確目標 #目標 #工具 #善用時間 #善用資源​ #蕃茄鐘 #蕃茄鐘工作法 #Notion #Trello #GoogleKeep #2Do

這個作者（Damon Zahariades）的其他著作包含《30 天生產力計畫：擺脫 30 個破壞你時間管理的壞習慣——一天一個！》、《數位排毒：拔掉插頭，重新找回你的生活》、《時間分段法：提升你的工作效率的 10 步行動計畫》等等，完整的清單在他的個人網站 Art Of Productivity 有詳細列出。（看到書名，大概就知道他的個性大概是怎樣惹） - 其實這種書市面上應該很多惹，實在沒有必要再拿一本來壓自己( ᐛ ) 不過基於好奇心，封面又有商業思維學院的游舒帆、職人簡報與商業思維的劉奕酉推薦，就瀏覽了一下，總閱讀時間大概一個半小時，也就是說，其實大部分的方法、步驟、如何保持清單的運作，都是常常在關注生產力工具（例如番茄鐘）的人早就已經知道的事情。 那對我來說到底有什麼有價值的部分咧？ 有的，第一個是知道原來生產力工具所獲得的資料還可以拿來分析寫書，驚人的是有 41% 在 to-do list 上面的東西都是每天會愈積愈多，不會消失的（也就是平均有四成的待辦清單都只是記心安的），他提出，有同樣困擾的人，就是沒有區隔好「總待辦清單」與「每日待辦清單」。會記入待辦清單就是希望它能夠在當日結束的時候被劃掉。（或者一個月份的清單，就是希望能夠在一個月內達成，是吧？） - 第二，作者的觀點是，15 分鐘以內就得以完成的事，不應該放入待辦清單。我疑惑那已完成清單裡的 10% 任務，會不會其實是使用者怕太多任務沒有完成，為了心裡滿足，而硬加上去，故意讓完成事項變多的清單（例如：整理桌面）。 作者認為這種「微型任務」應該集中在一個時段批次處理，同樣性質的類似事物放在一起執行（例如打掃類的工作），或者依照時間地點分割成不同「情境」：只能在家做的、只能在公司做的、健身房或咖啡廳等等，獨立成不同專案），會使情境轉換的成本最低。 另外，他的觀點是，每日習慣（減肥、健身、語言這類習慣的改變、或已經承諾要做的事），沒有必要寫入待辦清單（這點我不是 100% 認同就是了，不知道他想表達的是要讓目標更明確、更細一點，還是即使更細也不應該寫入，而要獨立成願望/專案？），必須儘量精簡你的待辦清單，事項太多會造成決策疲勞，讓自己陷入「應該先做哪項事情」的困境裡。 還有「到底要給自己多少時間完成單項任務」，也是書裡滿令人困惑的地方，他提到人們會給自己太寬裕的時間，最後也都在拖延，因此要給自己比預期更少的時間來完成。但給自己過少的時間，最後很多事項都沒有如期完成的話，只會帶來焦慮啊（苦笑） - 總之，只要找到適合自己的管理方式就是好方式，無論紙本或電子化（他推薦個人使用 todoist，團隊使用 Trello，免費版功能性就不錯），也不要太在意方法論，還有，定期回顧自己的目標是很重要的。 書中舉了哈佛 MBA 1979 年針對畢業生的調查來激（ㄎㄨㄥˇ）勵（ㄏㄜˋ）讀者，他們畢業 10 年後，那些聲稱自己有目標的 13% 人，收入比沒有具體目標的人高，其中那 3% 有目標並記錄下來的人收入比其他人高 10 倍。 可信度與關聯性都滿值得質疑的，搞不好只是投資股票成功，不一定是他們真的很努力啊。（不過「有目標並且努力達成」這件事真的滿重要的就是ㄌ） - 最後引用他的結論： 「你的任務清單的目標——包含你的總任務清單與你的每日待辦清單——並不是確保你完成所有事情。確切來說，它們的目標是確保你把有限的時間與注意力，集中在最重要的工作上。」、「有效率不等於讓自己保持忙碌。有效率代表根據你的短期與長期目標，去完成對的事情。」 #綠字體的書摘 #一流工作者都在用的待辦清單