為什麼這篇Excel資料量 太 大鄉民發文收入到精華區:因為在Excel資料量 太 大這個討論話題中,有許多相關的文章在討論,這篇最有參考價值!作者moodyblue ()看板Accounting標題[心得] Access如何匯入Excel資料...
Access如何匯入Excel資料
網誌圖文版:
http://www.b88104069.com/archives/4133
Excel的1997-2003版本,一個工作表最多塞得下65536行、256列,表格最左
邊用數字1-65536表示行數,最上邊用英文字母A-Z、AA-AZ、BA-BZ、…
…表示,六萬多行看似很多,有時候ERP跑一整年的報表,仍然不足。到了
Excel的2007以後版本,最大行數一口氣暴衝到1048576行、最大列數一下子
擴充到16384列,絶對滿足會計工作之所需。
雖然新版本沒有行數問題,但還是有可能,公司仍然使用舊版Excel,或者集
團企業資料量大,有個限制在總是不好。一勞永逸的方法,是讓專業的來!
在此,介紹同樣屬於微軟Office辦公套裝軟體的成員:Access,它屬於專業
的資料庫應用,這篇文章是系列作品第一章第一節,首先,分享如何將
Excel資料匯入Accese:
一、出貨明細表。我的Excel可是Microsoft Office Professional Plus
2010,但因為微軟版本相容性做得不是太好,檔案類型仍然選擇古老通用的
「.xls」,所以如圖所示,到了65536行,Excel反灰,表示吃不下。
二、打開Access,新增一個「空白資料庫」。
三、在Access上方功能區中:「外部資料」、「excel」,表示準備將Excel
資料匯入Access。
四、在「取得外部資料」視窗中,先按「瀏覽」選擇Excel檔案所在的位置,
中間有三個選項,每一項都有詳細說明,在這裡選擇預設的「匯入來源資料
至目前資料庫的新資料表」,下面按「確定。
五、進出「匯入試算表精靈視窗」,因為Excel檔案已經預先整理成標準的資
料庫形式,首行是各個欄位,其他是一行一行(一筆一筆)的資料,所以在
這裡匯入資料庫很方便,直接按「完成」。
六、最後的視窗是提示「完成匯入檔案」,下面有個選項:「儲存匯入步驟
」,這個顧名思義即可瞭解其用意,等到比較熟悉Access、而且常常需要匯
入資料時,再來考慮這個功能吧。
七、成功匯入九月份65535筆出貨明細,仔細看有個「新增」,表示可以再手
動增加資料筆數。
以上,是將Excel資料匯入Access的具體操作,相當直覺簡單。
其實除了Access,市面上還有很多其他的資料庫應用軟體,例如早期的
Dbase、FoxPro,後來被甲骨文公司(Oracle)收購的MySQL,微軟自己也有
Microsoft SQL Server,中大型企業和網站在處理巨大的資料時,需要這些
專業的程式協助。
對於會計人員而言,談資料庫太過遙遠,會計帳務了不起能有多少,但是,
剛好微軟Office本身有資料庫應用Access,操作介面和家族成員Excel系出同
門,非常類似容易上手,Excel再怎麼強大,本身畢竟是個試算表程式,如果
能搭配Access,將資料儲存和資料運算分開,是個很聰明的解決方案。預計
以後還寫幾篇文章,重點介紹如何靈活以Access輔助Excel,讓繁複的會計工
作變得更簡單、更專業、更有效率。
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延伸閱讀:
VBA如何檢查應付帳款負數
http://www.b88104069.com/archives/4126
Excel如何自動化整理報表
http://www.b88104069.com/archives/4099
《會計人的Excel小教室》 序
http://www.b88104069.com/archives/4128
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