Access如何匯入Excel資料

網誌圖文版：

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Excel的1997-2003版本，一個工作表最多塞得下65536行、256列，表格最左
邊用數字1－65536表示行數，最上邊用英文字母A－Z、AA－AZ、BA－BZ、…
…表示，六萬多行看似很多，有時候ERP跑一整年的報表，仍然不足。到了
Excel的2007以後版本，最大行數一口氣暴衝到1048576行、最大列數一下子
擴充到16384列，絶對滿足會計工作之所需。

雖然新版本沒有行數問題，但還是有可能，公司仍然使用舊版Excel，或者集
團企業資料量大，有個限制在總是不好。一勞永逸的方法，是讓專業的來！
在此，介紹同樣屬於微軟Office辦公套裝軟體的成員：Access，它屬於專業
的資料庫應用，這篇文章是系列作品第一章第一節，首先，分享如何將
Excel資料匯入Accese：

一、出貨明細表。我的Excel可是Microsoft Office Professional Plus
2010，但因為微軟版本相容性做得不是太好，檔案類型仍然選擇古老通用的
「.xls」，所以如圖所示，到了65536行，Excel反灰，表示吃不下。

二、打開Access，新增一個「空白資料庫」。

三、在Access上方功能區中：「外部資料」、「excel」，表示準備將Excel
資料匯入Access。

四、在「取得外部資料」視窗中，先按「瀏覽」選擇Excel檔案所在的位置，
中間有三個選項，每一項都有詳細說明，在這裡選擇預設的「匯入來源資料
至目前資料庫的新資料表」，下面按「確定。

五、進出「匯入試算表精靈視窗」，因為Excel檔案已經預先整理成標準的資
料庫形式，首行是各個欄位，其他是一行一行（一筆一筆）的資料，所以在
這裡匯入資料庫很方便，直接按「完成」。

六、最後的視窗是提示「完成匯入檔案」，下面有個選項：「儲存匯入步驟
」，這個顧名思義即可瞭解其用意，等到比較熟悉Access、而且常常需要匯
入資料時，再來考慮這個功能吧。

七、成功匯入九月份65535筆出貨明細，仔細看有個「新增」，表示可以再手
動增加資料筆數。

以上，是將Excel資料匯入Access的具體操作，相當直覺簡單。

其實除了Access，市面上還有很多其他的資料庫應用軟體，例如早期的
Dbase、FoxPro，後來被甲骨文公司（Oracle）收購的MySQL，微軟自己也有
Microsoft SQL Server，中大型企業和網站在處理巨大的資料時，需要這些
專業的程式協助。

對於會計人員而言，談資料庫太過遙遠，會計帳務了不起能有多少，但是，
剛好微軟Office本身有資料庫應用Access，操作介面和家族成員Excel系出同
門，非常類似容易上手，Excel再怎麼強大，本身畢竟是個試算表程式，如果
能搭配Access，將資料儲存和資料運算分開，是個很聰明的解決方案。預計
以後還寫幾篇文章，重點介紹如何靈活以Access輔助Excel，讓繁複的會計工
作變得更簡單、更專業、更有效率。


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