為什麼這篇電話禮儀範例鄉民發文收入到精華區：因為在電話禮儀範例這個討論話題中，有許多相關的文章在討論，這篇最有參考價值！作者Georgeliu (開始混日子)看板PublicServan標題Re: [請益] 有關接電話的...
※ 引述《skempton1953 (你的我的)》之銘言：
: 最近剛到一個公家單位擔任小小工讀生，這兩天都還在適應辦公室生活
: 不過今天帶我的中年阿姨教我接電話讓我有點困惑....
: 就是如果有電話打進來沒有人接的話，那我先接起來問對方要找誰
: 如果要找的人有在辦公室的話我就跟他說，然後跟那被找的人說幾線
: 再按保留鍵是這樣嗎??
: 因為有點搞不清楚接電話啥時該按啥鈕
: 煩請辦公室老鳥教教我我這菜鳥~我不想連接電話都接不好QQ
: 題外話：第一次接觸的公家單位結果全辦公室都是女生= =
: 女人的八卦好嚇人.....
一般啦.....
http://www.pcstore.com.tw/3clife/M01018519.htm
假設電話長的類似上面這一台好了。
1線電話 <--- 電話響的時候那個最右邊那排按鈕1的紅燈會急速閃爍，
接聽就是拿起話筒按下右邊那排那個1按鈕。
2,3,4,5,6線依此類推。
你接起來後按保留，此時可以掛話筒，保留的那一線的燈號會變成緩慢閃爍狀態。
至於接聽時的燈號一般都是持續亮著的。
接起來之後的問答一般要有:
問候辭 : 像是早安/午安/您好之類的
機關名稱 : 像是XX區公所/OO監理站之類的
範例:
您好，這裡是XX區公所，很高興為您服務。
之後就是看對方反應，一般反應會有兩種:
1. 找特定對象 --> 這個時候假設可以的話先確認一下對象在幹麻。
a. 如果對象在位子上沒事 --> 講完: 您稍後，我幫你轉接。
按保留鍵，然後掛話筒接著跟人家
講是幾線電話請他接聽。
b. 如果對象在位子上講電話 --> 就回: 很抱歉，XXX正在電話中，有需要留言嗎?
還是您要稍後再撥呢??
然後看對方的反應去做。
c. 如果對象不在位子上 --> 就回: 很抱歉，XXX目前人不在位子上，有需要幫您
留言嗎??
此時萬一對方問你XXX的手機幾號，你一定要先確認
對方是誰，不要隨便把同事的手機給人了。
2. 處理特定事務 --> 假設你知道那個事物的負責人是誰，就直接照上面的轉接，
如果不知道的話就回: 請您稍後，我幫您問一下。
然後一樣先按保留在去問看是誰負責的請他接。
萬一負責人不在或是在忙也用上面的方式回答就好。
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 203.217.118.18
推 skempton1953:大推這篇精闢講解~~G大專業!!!!!!!!!!!! 09/02 22:31
→ Georgeliu:因為我們單位前一陣子才被念電話禮儀不周...XD 09/02 22:34
推 skempton1953:了解~~辛苦G大了^^ 09/02 23:04
→ sixonze:在我們單位 你敢按轉接鍵就慘了..... 09/02 23:06
推 skempton1953:樓上的意思是....??自己業務自己擔??? 09/02 23:06
→ sixonze:單位電話響 不可超過五秒 承辦人不在 要想辦法回答出來 09/02 23:08
→ sixonze:或是趕快叫承辦人到接到位置的那支電話回答 不可以按轉 09/02 23:09
→ sixonze:接鍵 很變態 09/02 23:09
→ cuteee:我之前看單位上的電話禮儀 三響內接電話/報上單位和姓名 09/03 02:33
→ cuteee:我覺得要有耐心和民眾對話 我都把他們當成自己的爸媽 09/03 02:34
→ cuteee:他們不懂就解釋到他們懂 一步一步教他們(甚至等他們開電腦 09/03 02:35
→ cuteee:教他們怎麼連到單位的網頁申請 將心比心的服務 @@ 09/03 02:36
→ cuteee:我們辦公室是直接按轉接鍵 沒有按保留鍵 人不在就留姓名@@ 09/03 02:37
→ cuteee:指名要找誰的或講出稱謂的 我就直接稱他為"長官" 09/03 02:39
→ cuteee:其他的我也還在學習 最害怕的是聽不懂的腔調來電 @@" 09/03 02:42
推 pusufu:被抽查到的話 轉接會被扣分 09/03 05:13
→ cuteee:嗄 轉接會扣分喔@_@ 我們辦公室都這樣子處理的 看來都不同 09/04 01:17
→ mphstw:不要隨便把同事的其他連絡方式陌生人..被罵過 就算他是主管 09/05 01:04
→ mphstw:也是請他留分機 同事在回撥..畢竟電話中裝誰都行 09/05 01:04