為什麼這篇電子業業務助理鄉民發文收入到精華區：因為在電子業業務助理這個討論話題中，有許多相關的文章在討論，這篇最有參考價值！作者aminawin (生活永遠比小說大)標題Re: [心得] 上班一個多禮拜的小業助時間Fri O...
你好
我的第一份工作是業助，第二份工作也是業助，後來不知道第幾份工作也是業助XDDD
看到你這篇，好像看到當年的我自己，於是決定回個文，哈哈
我覺得身為業助，只有一件事情最重要：就是細心、細心、細心！
你現在剛進一週，覺得腦袋快爆炸了忙不過來內心崩潰是非常正常的事～
因為業助就是一個類似超商店員的位置，包山包海什麼都要做，節哀吧(不是這樣用)
我建議你這幾天上班皮都要繃緊一點，看來你的老闆一下子塞給你滿多東西的。
通常才進一週很少讓新人直接開發票......
以下提供我自己的作法給你參考：
1.電腦裡的記事本一定要隨時開著
有些上司/業務喜歡看似聊天實則口頭交代一堆待辦事項
我覺得紙筆寫字太慢，所以後來都把記事本開著，有講到什麼就趕快打字記下來。
一方面我也會把所有當天要做的事情key在記事本裡。
檔名就用日期，當天沒做完的事再另開一個新的隔天記事本記錄進去。
所以我電腦裡有超多月份資料夾......每份資料夾裡都有30個記事本Orz
2.常用聯絡資訊貼在辦公桌
好處是客人打電話來要找上司/業務時，比較不會手忙腳亂東找西找。
3.準備一套接電話SOP
你文內說聽不懂客人在說什麼，是因為講英文而聽不懂還是客戶問產品一問三不知？
如果是國貿術語的英文聽不懂，通常客人打來，是想問
報價(quotation/offer/price list)
船期(shipment date)-ETD/ETA
確認庫存(in stock有庫存/out of stock無庫存/EOL)等等
這部份我建議你上網搜尋一下國貿用語，或看看這個部落格-國際貿易輕鬆學
http://blog.sina.com.tw/aya_trade/
部落格文章有點久了但還是有參考價值。
如果是問產品一問三不知，那不用太擔心，這久了一定都會熟的，
上千種產品不可能每種都熱賣，先挑暢銷品來記。
你觀察一下業務在講產品時是怎麼講的？偷偷學起來。
跟客人講電話時，你目前處理方法正確，先記下對方資料再轉給業務。
不確定的事就不要跟客戶說，畢竟你現在還是新人。
記產品慢慢來沒關係，像我每次都換到不同產業，產品無法累積都要重記QQ
那如果是英文部份要回應的話，我是兩招打遍天下：
Hi! How are you? ヽ(′∀`)ﾉ
OK. Let me check. ╮(╯∀╰)╭
盡量幫客人查查看他想問的東西，也是一種快速學習的方法～
不過報價部分要特別小心，我建議報價還是留給業務處理。
無法確定的事可以這樣回客戶：
Sorry, I'm not in charge of this part.
I will talk to my boss and get back to you soon.
客人打來的狀況有百百種，你可以先預想幾套萬用回應，會比客人打來才臨陣磨槍好
4.沒事就逛逛ERP系統
我用過正航、鼎新、oracle、SAP...
不知道貴司使用哪一種？不過基本上萬變不離其宗～
你不需要摸透整個系統，只要知道你負責的部份怎麼做就好。
同事在教你使用時，問同事一下看可否邊截圖邊教？
然後用WORD打成一份教學檔案，忘記時就可以看一下，就不需要一直問同事～
一直重複問會讓人覺得你到底有沒有在聽，印象容易變差。
不太建議教ERP系統時用紙筆記，要記的東西太多了啊～～
有時又只要按一個圖案就好，紙筆很難紀錄，截圖+註解存word比較容易記得住。
5.所有文件送出前檢查三遍
key訂單/invoice時要特別注意料號、金額、數量、payment term，尤其金額。
雖然大家都知道要注意但還是難免key錯，所以先訓練自己送出前檢查三遍。
你剛入行，動作慢一點沒關係，總比文件送出有錯誤再被退回好。
除了訂單以外的文件也是這樣處理，細心是可以訓練的。
結論：
做業助真的很吃力不討好啊！
建議你這一行待1~1.5年，再嘗試看看要不要轉國外業務。
一來業助要做的事情多又雜，二來升遷機會有限，薪水上不去。
如果不是耐心的人，這行會幹得很痛苦。
你念應外系的話，英文應該是有點底子，記得要持續精進英文！！
然後產業的話嘛...以後看要不要往科技業找。
傳產跟科技業我都待過～(雖然資歷還不是很深啦)
我自己的感覺傳產除了封閉外，做事也比較死腦筋，然後產品多到不行= =
科技業的風氣我比較喜歡，你以後要換工作可以參考看看。
以上都是個人心得分享，希望有幫到你。
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 1.175.208.192
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※ 編輯: aminawin (1.175.208.192), 10/06/2017 17:41:17
推 carolynho: 推推好用心 10/06 18:03
推 foxxjoy08: 這篇不僅對新手業助有幫助，剛出社會的新鮮人也可以參 10/06 18:12
→ foxxjoy08: 考喔！有心了，讚一個！ 10/06 18:12
推 cherryww: 推推！另也推部落格 10/06 18:15
推 a46080704: 推用心 10/06 18:16
推 ling2867: 推用心！ 10/06 18:24
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推 ginisisi: 推 10/06 19:13
推 yjlee0829: 有看有推! 10/06 19:15
推 lala0317: 推用心～～ 10/06 19:16
推 amnos830520: 推，另外想推薦估狗的線上月曆，可以記每天要做的事 10/06 19:23
→ amnos830520: 還能用顏色分類～ 10/06 19:23
→ aminawin: 樓上提到估狗月曆，我做國外業務時有特別標出各國節日 10/06 19:26
→ aminawin: 節日到的時候他會提醒你，你就知道客人在放假，相當好用 10/06 19:26
推 ama09295: 推 10/06 19:44
推 missducky: 推 10/06 19:52
推 overhead: 推推！ 10/06 20:08
推 su814021: 推 10/06 20:13
推 tofu633: 推推，謝謝分享！ 10/06 20:21
推 r50693: 真的 做業助記性又不好會很想死 10/06 20:23
推 jumpingjump: 推 10/06 20:25
推 plus10086: 推一個 10/06 21:00
推 shung0705: 推 10/06 21:14
推 Prokennex: 能做到這些的八成不會當業助了 10/06 21:25
推 qzwx1212: 推，很用心 10/06 21:25
推 denny3299: 推 10/06 21:30
推 raul12: 這篇有m的價值 10/06 21:35
推 denny3299: 推推 10/06 21:41
推 curlymonkey: …專業 感謝分享 10/06 21:52
→ aminawin: 大家太捧場了，其實我真的是分享一些比較基本的方向 10/06 21:56
推 httpthebest: 我公司有那本書 阿雅寫的國際貿易書 我還會翻來看 10/06 21:57
→ httpthebest: 很實用 10/06 21:57
→ aminawin: 業助要記的東西可以很多很雜，最重要的絕對是細心 10/06 21:57
→ aminawin: 之所以建議業助做一兩年再嘗試看看要不要轉國外業務是因 10/06 21:58
→ aminawin: 為業助跟業務要努力的方向不同，如果對貿易流程有基本了 10/06 21:59
→ aminawin: 解，就可以試試業務了，否則業助真的薪水普遍不高 10/06 22:00
推 kkksteve: 棒 10/06 22:08
推 hennessy2730: 謝謝分享！ 10/06 22:09
推 pvtfail: 很棒的分享！系統要熟練真的很重要，因為很多單據都要靠 10/06 22:21
→ pvtfail: 業助key，業務還是老闆反而不常用，只能自己練熟不然會很 10/06 22:23
→ pvtfail: 不方便>< 10/06 22:23
推 woei70: 推 10/06 22:45
推 iversonya: 好文M 10/06 22:47
推 tina840104: 推推~~~謝謝a大的分享跟建議:)) 10/06 22:52
推 chou1101: 可以請教如何從傳產業務轉到科技業嗎？隔行如隔山，感 10/06 22:59
→ chou1101: 覺很不容易啊兩種產業薪水差很多嗎 10/06 22:59
推 shihsquare: 推 10/06 23:01
推 cherryyyy: 用心推，最近也在準備從業助開始> < 10/06 23:04
→ aminawin: chou1101板友，傳產轉科技業的話，可以先從小型做消費性 10/06 23:12
→ aminawin: 電子產品的公司找起，先累積產品的相關知識，也建議找有 10/06 23:14
→ aminawin: 對國外客戶的，國內業務的話，我是覺得台灣市場太小，通 10/06 23:16
→ aminawin: 路又被佔死死，開發業務什麼的就比較沒有了，國外業務還 10/06 23:17
→ aminawin: 有機會做開發，對我來說比較有趣。產業薪水，我只能說北 10/06 23:17
→ aminawin: 部高出太多，南部普遍22-30K(以業務專員而言) 10/06 23:19
→ aminawin: 我是學士文科背景，北部有開到38K，我朋友碩士有到45K 10/06 23:21
→ aminawin: 有外派的話當然就更高了 10/06 23:21
推 X566: 用心 10/06 23:43
推 cher5538: 很棒的分享 10/06 23:44
推 wangche: 推 感謝分享 10/06 23:49
推 asukaka: 剛當業助前3個月真的很崩潰，覺得事情一堆要記，嚴重逃 10/06 23:59
→ asukaka: 避上班 =_= 半年之後好很多很多很多 10/07 00:00
→ asukaka: 未來希望也能夠轉科技，但怕科技業薪水比我現在的還低.. 10/07 00:01
→ asukaka: 另外不想轉業務，唯一擔心的就是自己一直掛著助理職， 10/07 00:02
→ asukaka: 而且助理根本就被當秘書用Orz 10/07 00:03
推 alan1103: 好文給推! 10/07 00:12
推 ireneu6vm06: 推 10/07 00:28
推 yuuirain: 推 10/07 00:54
推 inkfish417: 推！ 10/07 01:02
推 a5102558182: 推 10/07 01:21
推 b5872135: 好文不推不行~ 10/07 01:24
推 t1018: 好文推推 10/07 02:08
→ princetamaki: 推個 10/07 02:19
推 Asaba0330: 好文推 10/07 08:33
推 Janeko: 推 10/07 08:59
推 rxou: ！ 10/07 10:51
推 alifr: 推用心～ 10/07 11:00
推 makio: 這篇對每個階段的工作者都很有用！用心才能把事做好！ 10/07 11:14
推 FragileLin: 我真的沒辦法做繁瑣的工作，難怪一開始去做業助都做不 10/07 12:23
→ FragileLin: 起來 10/07 12:23
推 z22771187: 我第一個錄取也是業助..兩周就被說不適合XD 10/07 12:46
→ z22771187: 我也是覺得太繁瑣 10/07 12:46
推 zammy543: 推推 10/07 14:04
推 legusta: 推，好用心的回覆。 10/07 14:49
推 inluck: 推 好文 10/07 15:04
推 bananamilk15: 請問原po現在還做業助嗎 10/07 15:23
→ aminawin: 樓上，我現在沒做業助了喔！這是以前做業助的心得分享 10/07 15:40
推 m0034009: 推分享實用，我也做了6年的業助哈 10/07 15:43
推 dafasgan: 推用心 將要當業助小緊張 看到這篇安心 10/07 19:28
推 purplejou: 用心推 10/07 20:01
推 jeudionemore: 謝謝原po 目前也是剛上班一週的菜鳥業助 10/07 20:10
→ jeudionemore: 看到這篇文章有努力的方向了！ 10/07 20:10
→ chew10425: 畢業前一年有幸以實習生身分做了全職業助，真的很累！ 10/07 20:30
→ chew10425: 做什麼事跟原po都要很細心且動作都要快狠準，一開始不 10/07 20:30
→ chew10425: 僅會被客人轟炸，還會被主管轟炸，做熟之後就換你轟炸 10/07 20:30
→ chew10425: 別人了（？ 10/07 20:30
推 crow1270: 用心推！ 10/07 20:50
推 sakra: 筆記本可以用evernote之類的，可以跨筆記查詢，換電腦也能 10/07 23:32
→ sakra: 用 10/07 23:32
推 jrr661: 推 10/08 09:48
推 j2288999: 用心分享推 10/08 12:33
推 chienhan10: 這篇好實用 10/08 19:40
推 peculiarkay: 太佛心了,謝謝你的分享。 10/08 22:11
推 iwfu: 推 好詳細 10/08 22:40
推 aspca022: 推 10/08 23:08
推 lingz1024: 你人真好 10/09 17:20
推 Missnanako: 謝謝分享 10/09 22:58
噓 gn00173389: 業助王 4ni ? 10/11 11:34
推 AzureCarol: 用心推，剛開始做真的會很慌 10/12 22:20
推 mspinkmo: 推～有心！感同身受!謝謝分享 10/12 23:40
推 titi123918: 推推 06/16 10:14
→ zuap: 真的包山包海都要做 而且薪水真的不高 事情又很雜 04/14 07:26
→ zuap: 我做業助 還包請款的部份.....每到月底都會忙死 04/14 07:28