面對困境,你總是找不到問題出在哪裡嗎?😥
在學時是解題大師的你,在職場上卻總是效率不張?😵💫
以前學校教我們如何解決問題,但這些都是制式的🤐,到了職場,形式與過程都變得更多元,讓我們常常在還在找問題時,就被失敗打得措手不及😩!
不用擔心!今天邀請到前埃森哲業務資深董事總經理——Eri...
面對困境,你總是找不到問題出在哪裡嗎?😥
在學時是解題大師的你,在職場上卻總是效率不張?😵💫
以前學校教我們如何解決問題,但這些都是制式的🤐,到了職場,形式與過程都變得更多元,讓我們常常在還在找問題時,就被失敗打得措手不及😩!
不用擔心!今天邀請到前埃森哲業務資深董事總經理——Erina賢拜,來教你五個步驟🖐,幫助大家提升自己的問題解決力✊!再也不怕總是水深火熱的職場啦,趕快往下看下去吧!💛
🔎發現與定義問題
先用 30秒講清楚「你們在做什麼」?要有「時間/數字」、「執行的事情/期限/誰負責」。參考SMART原則表述,撥洋蔥般來縮小到真正且重要的問題,來評估哪些是需要去解決的。
📍設定目標結果
設定目標,定義出你想達成的結果✅,及用來確認成果的重要指標。這樣可以幫助你去確認及評價是否有真正地解決問題⭕️,如果你連基本的要求都沒有達成,又怎麼能確保下次碰到問題是能順利過關呢?🔕而且這個目標不只要重視成果,還要確認過程是沒有問題的,過程的中斷及出錯也會影響到結果的品質。💛
🧩尋求解決方法
現在就是腦力激盪的時候了🤯,你可以查找是否有針對同樣問題的研究方法,或是其他產業的處理方式,在這個過程中需要搜集很多資料🖥,同時也可以讓你知道執行這個方法會需要用掉多少資源。你也可以與團隊一起集思廣益👨👩👦👦,這時就不要怕自我侷限,各種想法都可以提出!最後將找出的解決方法利用技巧或工具🪵(心智圖、樹狀圖🌳)整理清楚。
🔖擬定實際的解決策略
在前一個步驟我們可能會找到非常多方法📑,但哪一個才是效益最高且真正能解決問題的呢?📈這時候排序就很重要了,而影響力高、需要投入許多心力📊的方法才是你作為主要目標的,或是你可以先做能迅速獲得成效的方法,讓企業讓你產生信心✅,再轉為做主要目標,反之,如果我們沒有排序,當我們遇到很多問題一次襲來時,就會發現自己力不從心。
🏃該怎麼採取行動
將計畫都擬定好了後就要開始執行了🆗,可以善用各種工具來明確地顯示項目的負責人、目前進度、截止日等等🛠,讓你能確保可以如期地解決問題。就算你的計畫再完整,總是會有疏漏的時候🥵,這時就會再產生各種問題,所以要預留一些可以修補的時間⏰,讓你排除其中的風險,如期達成目標🎉。
看完5步驟,我們來看看當小A犯下失誤後是如何運用這個辦法來成為問題解決高手的吧!
狀況:小A在寄送活動邀請函後發現有人傳訊息問邀請函是否沒更新....😱
1️⃣ 發現與定義問題
小A發現1. 信上誤植去年的地點 2. 邀請函的字體跑掉變成去年的樣式,而小A在更新時認為字體並不是大問題,而活動就在明天,必須趕緊告知地點錯誤並更新,這才是真正需要緊急解決的問題。✅
2️⃣ 設定目標結果
小A將目標設為:在4小時內100%受邀者必須知道場地註明錯誤,並特別注意未知曉的人。❇️
3️⃣ 尋求解決方法
前輩推薦小A可以:1. 寄送Email 2. 打電話通知 3. 發出公告 📥
4️⃣ 擬定實際的解決策略
小A認為打電話太慢了,而公告不能確保大家都收到,於是決定寄送Email📩,並下載追蹤軟件,確保大家都讀取信件。
5️⃣ 該怎麼採取行動
小A決定請同事幫助寄送信件,並尋求資訊部幫忙安裝軟件。限定在2小時內完成80%進度,剩餘2小時同事繼續寄送郵件,小A開始確認收信狀況。📂
解決問題並不難,重要的是你知不知道問題出在哪❓,用系統化、架構化的思考📶,看待問題的角度也會不同😊,找到確切的解決方式後記得幫它們排序🔡,找出最重要的事!你也可以像小A一樣~
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