【你以為電腦裡那些檔案都是黃金？沒做好管理都是垃圾】​
－人人必修七大數位檔案的管理技巧​
​
#職人的高效能引擎打造 02​
#商業思維學院幕僚課程心得 02​
​
我認為未來職人，是以知識工作者身分為主，而作為知識工作者，除了腦中珍貴的知識經驗以外，還有電腦裡那些經年累月收集來、彙整出來的檔案。​
​
原本那些檔案應該是黃金，是你知識變現的利器，但沒有做好管理，這些東西經年累月累積下來，只會變成垃圾，增加電腦運轉的負擔罷了。​
​
要怎麼避免這樣的情況發生呢？很簡單，只要學會這七大數位檔案的管理技巧，資訊垃圾都能變黃金！​
​
而這七大管理技巧，又可以分成兩個部分來談，分別是「四大基本原則」與「從用戶端到雲端三原則」。​
​
▌數位管理四大原則：三的架構、字母符號排序命名、檔案命名有規則、善用捷徑​
​
1、別以為檔案分類分得越仔細，資料越容易找到，檔案的層級，以三層為主，最多不超過五層。​
​
雖然美國認知心理學家喬治米勒提出了「七加減二法則」認為人能瞬間掌握的資訊量是七項左右，有些人可以更多至九項左右，而覺得七項太多的人，可以減至五項，但如果可以，分類別太多層，有助於快速找到資料。​
​
2、利用字母符號排序命名​
​
電腦系統中，對於各種符號的排序順序如下：​
​
特殊符號>數字>英文>中文​
​
第一層命名可以透過人生領域的不同來做分類，例如我的分類可能會有－「正職工作」、「個人品牌」、「個人」，分別可以編為「A正職」、「B個人品牌」、「C個人」​
​
至於第二層命名，則可以盡量透過「西元日期+任務名稱」來做命名，例如在「B個人品牌－B01 IG經營」內，可能會有「20210526 IG直播」。​
​
3、檔案命名有固定規則，別看心情取​
​
許多檔案命名都很看心情，意思是說除了他本人以外，沒人看得懂，例如「書籍內容整理」​
​
看到這樣的檔名，內心應該會浮現以下問題－​
​
是什麼書要整理？哪一天整理好的？已經整理好了嗎？用哪一國的語言整理的？​
​
所以，檔案的命名，可以透過「日期+任務+版次+語言」來做命名​
​
而值得注意的是，檔案名稱這邊的命名，指的是「完成檔案的時間」這樣的設計，方便我們一目了然知道檔案的順序。​
​
而這邊可能會有個疑惑－「上一層的資料夾不就寫時間了？」​
這裡的時間，是指任務發生的時間喔！​
​
4、善用捷徑，別再四處複製新檔案了！​
​
很多人的桌面非常精彩，檔案多到完全看不到桌面了....這樣有一個很大的問題是，當你要找檔案時，你一定會找很久！​
​
所以這時候，「捷徑」就可以出場啦！所謂的「捷徑」其實就是從原本檔案「分生」一個入口，可以隨便你放在不管是桌面，或是任何需要重疊性資料的部分。​
​
先來談談放在桌面，桌面放置檔案的原則，是放你最近真的很常用的資料夾「捷徑」為主，當你結束之後，再把桌面的捷徑刪掉就好，完全不必大費周章的把資料夾移來移去。​
​
再來，如果你發現，在「B01 IG經營」與「B02 FB經營」內，有個檔案「20210526貼文」是重複出現的，你可以透過建立檔案的「捷徑」，來建立資料的「網狀系統」，只要動一份檔案，另外一份就會自動更新！​
​
▌從用戶端到雲端三原則：善用索引、判別權限、活動通知​
​
談完數位管理的四大原則後，我們的視角就要從用戶個人轉移至雲端囉！​
​
而雲端有什麼樣的特性呢？分別是「協作」、「跨裝置」與「同步」，正式這三個特性，讓每個用戶可以透過雲端來協作，即使是疫情嚴重到不能出門的現在！​
​
當然，協作的同時，也會有許多問題產生，例如「沒人懂你的資訊分類」、「資訊不同步」...​
​
但別擔心，以上問題都可以解決！​
​
關於「沒人懂你的資訊分類」，我們可以「善用索引」，我們可以做一張像是「專案管理看板」或者稱總表、清單、目錄...等的表單，讓大家一目了然所有大事記，並把相關檔案連結、重點摘要放上去！​
​
而雲端協作有件事情可能要注意，就是「判別權限」，雲端硬碟的權限大小從上到小分別是－擁有者>編輯者>加註者>檢視者​
​
每一個層次的權限都不一樣，要定期檢視權限授權狀況，把該開的權限開好，例如你的夥伴可能會因為你權限開太低(開成檢視者)沒有辦法協同合作；或是專案進行到一半，有人退出了，那麼也要收回他的權限！​
​
而雲端協作常出現的「資訊不同步」狀況，也可以善用「活動通知」來解決！​
​
我們只要開啟活動通知，就能隨時掌握成員們文件更新的狀況，減少等待、校正資訊等狀況，也能減少許多時間成本囉！​
​
▌未來職人知識變現的基礎：做好數位檔案管理​
​
以上七項檔案基本原則，是不是令人驚艷呢？除了土法煉鋼傻傻的做事，我們其實一開始就要設定好規則，一開始就對，才能事半功倍。​
​
而這件事極其重要，也許會變成基本常識，因為就像我開頭所說的，未來職人會以知識工作者為主，知識變現前要先做好知識管理，而常常我們所認為的「知識」如果在一開始就沒有處理好，例如做菜時一開始沒有清洗、處理好食材，那等於白費工夫，因為我們會花很多時間在後續整理，那麼這樣也會影響我們的產出品質的。​
​
所以未來職人們，知識變現前，先做好數位檔案管理吧，這可是你們的根基呢！

這個夏天，用「四個步驟」整理你的硬碟空間！

每個地方媽媽，都少不了照片呈猛爆式指數成長的手機。累積至今，我手機內的照片已上看44000張，嚇壞了我的雲端和手機容量。

前陣子，因為工作需要找某張照片，讓我不得不深入數位圖檔大海裡撈針。驀然回首，我想要的照片根本雲深不知處！

今年四月，我的導師——近藤麻理惠的新作【Joy at Work】讓整理擴及到我們的工作領域，提升工作的效率。從數位資料、時間、會議、團隊，一系列的整理心法，令我們在工作中也充滿心動的感覺。對我來說，數位資料的整理法簡直是天降甘霖！

關於數位資料，整理方法是依照「資料屬性」，依序從文件檔案（包含照片）、電腦桌面、電子郵件，以及應用程式，分門別類地進行。再也受不了滿到炸開的手機和電腦容量了嗎？快快跟著以下步驟整理！✨

1️⃣整理「文件類」不代表設立無限的資料夾。

多虧「搜尋」的功能，我們可以利用關鍵字，在任何文件夾中找到所需的檔案。因此，我們不需要設立過多的資料夾來整理文件。通常，三個資料夾，就可以囊括所有的資料分類：分別是「現正進行的專案」、「紀錄」以及「完成的專案」。如果個人用途的資料和工作用途都使用同一台電腦，則分別在這三個分類之下建立次資料夾。

2️⃣讓「電腦桌面」成為心曠神怡的地方。

電腦桌面應該像我們書桌檯面一樣，是一個讓我們得以專注和輕鬆工作的地方。我們希望開機時迎面而來的是心曠神怡的景像，而不是凌亂未分類的檔案。以我的例子來說，我的桌面只放置一個資料夾的捷徑，幫助我快速取用。桌面則放當天要處理的文件，當晚即把不需要的檔案刪除、歸類存放。桌面留白，對我來說是最美好的事了。

3️⃣別讓「電子郵件」架空你真正的工作。

研究發現大多數的人處理電子郵件的方式可以分成三種：頻繁做分類、每季大刪除、或是從不做分類者。其實，電子郵件只需保留需要用到那些即可，分類存放的資料夾不宜超過「十個」。先從「收件夾」開始處理，再移駕到「現有的資料夾」。整理完畢後，養成每天處理電子郵件的習慣。為了杜絕後患，停止訂閱、有意識地過濾不需要接收訊息的收件者，也是管理電子郵件的重點項目。

4️⃣減少手機「應用程式」以避免分心

根據統計，每個人每天使用手機的時間超過五個小時。減少手機應用程式，可以提高手機效能、節省電量，最重要的是斷絕讓我們分心的因子。管理不必要的推播通知，提示音效。工作時將手機放置在不容易拿取的地方，讓我們把時間和精力集中在真正重要的任務上面吧！

快速鍵! 你平常會用那幾個？
我應該會不到10個QQ
#存檔
F5------重新整理
DELETE-----移除
TAB----改變焦點
CTRL+C-----復制
CTRL+X-----剪下
CTRL+V----貼上
CTRL+A-----全選
CTRL+Z-----復原
CTRL+S-----儲存
ALT+F4-----關閉
CTRL+Y-----恢復
ALT+TAB-----切換
CTRL+F5---強制重新整理
CTRL+W----關閉
CTRL+F----搜尋
SHIFT+DELETE永久移除
CTRL+ALT+DEL工作管理
SHIFT+TAB-反向切換
CTRL+空格--中英文輸入切換
CTRL+Shift輸入法切換
CTRL+ESC--開始功能表
CTRL+ALT+Z QQ快速提取消息
CTRL+ALT+AQQ截圖工具
CTRL+ENTERQQ發消息
【視窗】+D顯示桌面
【視窗】+R開啟“執行
【視窗】+L螢幕鎖定
【視窗】+E開啟我的電腦
【視窗】+F搜索檔案或資料夾
【視窗】+TAB專案切換cmd----CMD指令提示符

鍵盤便捷鍵
F1說明
CTRL+Z撤消
F2改名
CTRL+O開啟
F3搜索
SHIFT+DELETE永久移除
F4位址
DELETE移除
F5重新整理
ALT+ENTER內容
F6切換
ALT+F4關閉
F10功能表
CTRL+F4關閉
CTRL+A全選
ALT+TAB切換
CTRL+C復制
ALT+ESC切換
CTRL+X剪下
ALT+空格鍵視窗功能表
CTRL+V貼上
CTRL+ESC開始功能表
拖動某一項時按CTRL復制所選專案
拖動某一項時按CTRL+SHIFT建立捷徑
將光碟插入到CD-ROM磁碟機時按SHIFT鍵阻止光碟自動播放

Ctrl+1,2,3...　功能：切換到從左邊數起第1,2,3...個標簽
Ctrl+A　功能：全部選中目前頁面內容
Ctrl+C　功能：復制目前選中內容
Ctrl+D　功能：開啟“加入收藏”面版(把目前頁面加入到我的最愛中)
Ctrl+E　功能：開啟或關閉“搜索”側邊欄(各種搜索引擎可選)
Ctrl+F　功能：開啟“搜尋”面版
Ctrl+G　功能：開啟或關閉“簡易收集”面板
Ctrl+H　功能：開啟“曆史”側邊欄
Ctrl+I　功能：開啟“我的最愛”側邊欄/另:將所有垂直平鋪或水平平鋪或層疊的視窗恢復
Ctrl+K　功能：關閉除目前和鎖定標簽外的所有標簽
Ctrl+L　功能：開啟“開啟”面版(可以在目前頁面開啟Iternet位址或其他檔案...)
Ctrl+N　功能：新增檔案一個空白視窗(可變更,Maxthon選項→標簽→新增檔案)
Ctrl+O　功能：開啟“開啟”面版(可以在目前頁面開啟Iternet位址或其他檔案...)
Ctrl+P　功能：開啟“列印”面板(可以列印網頁,圖片什麼的...)
Ctrl+Q　功能：開啟“加入到過濾清單”面板(將目前頁面位址傳送到過濾清單)
Ctrl+R　功能：重新整理目前頁面
Ctrl+S　功能：開啟“儲存網頁”面板(可以將目前頁面所有內容儲存下來)
Ctrl+T　功能：垂直平鋪所有視窗
Ctrl+V　功能：貼上目前剪貼簿內的內容
Ctrl+W　功能：關閉目前標簽(視窗)
Ctrl+X　功能：剪下目前選中內容(一般只用於文字動作)
Ctrl+Y　功能：重做剛才動作(一般只用於文字動作)
Ctrl+Z　功能：撤消剛才動作(一般只用於文字動作)
Ctrl+F4　功能：關閉目前標簽(視窗)
Ctrl+F5　功能：重新整理目前頁面
Ctrl+F6　功能：按頁面開啟的先後時間順序向前切換標簽(視窗)
Ctrl+F11　功能：隱藏或顯示功能表列
Ctrl+Tab　功能：以小功能表方式向下切換標簽(視窗)
Ctrl+拖曳　功能：儲存該連結的位址或已選中的文字或指定的圖片到一個資料夾中(儲存目錄可變更,Maxthon選項→儲存)
Ctrl+小鍵盤'+'　功能：目前頁面放大20%
Ctrl+小鍵盤'-'　功能：目前頁面縮小20%
Ctrl+小鍵盤'*'　功能：恢復目前頁面的縮放為原始大小
Ctrl+Alt+S　功能：自動儲存目前頁面所有內容到指定資料夾(儲存路徑可變更,Maxthon選項→儲存)
Ctrl+Shift+小鍵盤'+'　功能：所有頁面放大20%
Ctrl+Shift+小鍵盤'-'　功能：所有頁面縮小20%
Ctrl+Shift+F　功能：輸入焦點移到搜索欄
Ctrl+Shift+G　功能：關閉“簡易收集”面板
Ctrl+Shift+H　功能：開啟並活化到你設定的首頁
Ctrl+Shift+N　功能：在新增視窗中開啟剪貼簿中的位址,如果剪貼簿中為文字,則呼叫搜索引擎搜索該文字(搜索引擎可選擇,Maxthon選項→搜索)
Ctrl+Shift+S　功能：開啟“儲存網頁”面板(可以將目前頁面所有內容儲存下來,等同於Ctrl+S)　
Ctrl+Shift+W　功能：關閉除鎖定標簽外的全部標簽(視窗)
Ctrl+Shift+F6　功能：按頁面開啟的先後時間順序向後切換標簽(視窗)
Ctrl+Shift+Tab　功能：以小功能表方式向上切換標簽(視窗)

Alt+1　功能：儲存目前表單
Alt+2　功能：儲存為通用表單
Alt+A　功能：展開我的最愛清單
#資訊來自line

我是JC老師
電腦相關課程授課超過6000小時的一位AutoCAD課程講師
由於實在太多同學向JC老師反映，希望可以有線上課程學習
所以就決定錄製一系列的AutoCAD 3D線上影片教學
而且不加密、不設限、不販售，就是純分享，希望可以幫助到有需要的朋友們
如果這部AutoCAD 3D教學影片對你有幫助的話
請幫我按個讚，給我點鼓勵，也多分享給需要的朋友們喔~

---------------------------------------------------------------------------------------------------------
新建專用資料夾
● 在電腦中建立自己專屬的資料夾（CAD3D）
● 在資料夾中在建立一個Autoave的資料夾

桌面專屬圖示建立
● 目標："C:\AutoCAD 2016\acad.exe" /p CAD3D
● 開始位置：指定到自訂資料夾
● 第一次開啟會出現警告視窗，因為剛定義的個案設定並不存在，直接按下確定進入CAD並設定環境設定
● 如果桌面沒有圖示，不可用開始的捷徑，必須到C:\Program Files\AutoCAD2006裡面找acad.exe做捷徑才行

環境選項設定（OP）：
● 工具 / 選項
● 指令區 / 右鍵 / 選項
● 檔案：自動儲存位置
● 顯示：視窗元素（顏色）（字體），十字遊標大小、捲軸
● 開啟與儲存：自動儲存時間、另存檔案格式、每次儲存皆建立備份
● 系統：啟動-顯示啟動對話方塊
● 使用者設定：座標輸入優先權-除腳本以外皆以鍵盤輸入
● 繪圖：自動追蹤設定值-內的三項全選
● 選取：調整選取框和掣點大小、顏色、視覺效果設定
● 個案設定：找到自己的個案設定按下設為目前的、匯入匯出

環境設定
● 開啟極座標、物件鎖點、物件鎖點追蹤、動態輸入
● 極座標增量角度設為45度
● 物件鎖點開啟前6個
● 動態輸入調為”直角座標” 、”絕對座標”
● 滾輪控制Mbuttonpan = 1
● 真圓度控制whiparc = 1
● 指令區的調整於螢幕上方

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

AutoCAD 2016 3D 線上教學影片目錄：https://bit.ly/33qj1CT
AutoCAD 2016 3D 線上教學影片範例下載：https://bit.ly/3uuPUu7
AutoCAD 2016 2D 線上教學影片目錄：http://bit.ly/2Y5F4Mw
AutoCAD 2D 常用快速鍵清單整理：http://bitly.com/2dUEJ9d
建築室內設計Arnold擬真呈現教學影片目錄：https://bit.ly/2VbZmmd
TQC AutoCAD 2008 2D 線上教學影片目錄：http://bitly.com/2dUGQtB
3ds Max 2015 線上教學影片目錄：http://bitly.com/2dUGqn3
JC老師個人網站：http://jc-d.net/
JC老師個人FB：https://www.facebook.com/ericjc.tw
JC-Design LINE ID：@umd7274k

我是JC老師
電腦相關課程授課超過6000小時的一位AutoCAD課程講師
由於實在太多同學向JC老師反映，希望可以有線上課程學習
所以就決定錄製一系列的AutoCAD 3D線上影片教學
而且不加密、不設限、不販售，就是純分享，希望可以幫助到有需要的朋友們
如果這部AutoCAD 3D教學影片對你有幫助的話
請幫我按個讚，給我點鼓勵，也多分享給需要的朋友們喔~

---------------------------------------------------------------------------------------------------------
新建專用資料夾
● 在電腦中建立自己專屬的資料夾（CAD3D）
● 在資料夾中在建立一個Autoave的資料夾

桌面專屬圖示建立
● 目標："C:\AutoCAD 2016\acad.exe" /p CAD3D
● 開始位置：指定到自訂資料夾
● 第一次開啟會出現警告視窗，因為剛定義的個案設定並不存在，直接按下確定進入CAD並設定環境設定
● 如果桌面沒有圖示，不可用開始的捷徑，必須到C:\Program Files\AutoCAD2006裡面找acad.exe做捷徑才行

環境選項設定（OP）：
● 工具 / 選項
● 指令區 / 右鍵 / 選項
● 檔案：自動儲存位置
● 顯示：視窗元素（顏色）（字體），十字遊標大小、捲軸
● 開啟與儲存：自動儲存時間、另存檔案格式、每次儲存皆建立備份
● 系統：啟動-顯示啟動對話方塊
● 使用者設定：座標輸入優先權-除腳本以外皆以鍵盤輸入
● 繪圖：自動追蹤設定值-內的三項全選
● 選取：調整選取框和掣點大小、顏色、視覺效果設定
● 個案設定：找到自己的個案設定按下設為目前的、匯入匯出

環境設定
● 開啟極座標、物件鎖點、物件鎖點追蹤、動態輸入
● 極座標增量角度設為45度
● 物件鎖點開啟前6個
● 動態輸入調為”直角座標” 、”絕對座標”
● 滾輪控制Mbuttonpan = 1
● 真圓度控制whiparc = 1
● 指令區的調整於螢幕上方

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

AutoCAD 2016 3D 線上教學影片目錄：https://bit.ly/33qj1CT
AutoCAD 2016 3D 線上教學影片範例下載：https://bit.ly/3uuPUu7
AutoCAD 2016 2D 線上教學影片目錄：http://bit.ly/2Y5F4Mw
AutoCAD 2D 常用快速鍵清單整理：http://bitly.com/2dUEJ9d
建築室內設計Arnold擬真呈現教學影片目錄：https://bit.ly/2VbZmmd
TQC AutoCAD 2008 2D 線上教學影片目錄：http://bitly.com/2dUGQtB
3ds Max 2015 線上教學影片目錄：http://bitly.com/2dUGqn3
JC老師個人網站：http://jc-d.net/
JC老師個人FB：https://www.facebook.com/ericjc.tw
JC-Design LINE ID：@umd7274k