Excel如何保持檔案乾淨

網誌圖文版：

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想提升Excel效率，除了熟悉函數公式和VBA這些操作技能，還有一個重點是系統本身執行
速度。如今電腦在文書處理方面是毋需擔心，但常常會發生一種狀況，Excel檔案裡面藏
了太多不必要的東西，實際沒用到，卻會拖慢作業速度，甚至使得Excel很不穩定、容易
當掉（有遇到過的人一定都知道這個很ＯＯＸＸ）。在此以常見的名稱和連結為例，介紹
如何保持Excel檔案乾淨：

一、編製好的樞紐分析表，鼠標移到報表任何有金額的地方，點擊兩下，即可展開明細，
例如圖片上黃色儲存格「含稅應付４,000」。

二、點擊之後︳Excel自動生成一張新工作表，內容是「４,000」的明細報表，到上方功
能區：「公式」、「已定義之名義」、「名稱管理員」，在跳出來的「名稱管理員」視窗
，可以看到Excel同時還自動新增了一個表格名稱。

三、將鼠標移到下方工作表列，在選定的工作表名稱滑鼠右鍵，選擇「移動或複製」。

四、在跳出來的視窗中，「將選取工作表移到」「新活頁簿」或者原來已開啓的工作簿，
仔細看左下角還有一個是否「建立複本」的打勾選項。

五、如果是將工作表移到原工作簿，並且是「建立複本」，完成後再度開啓「名稱管理員
」，發現Excel自動又多了一個表格名稱。

六、除了上述的樞紐分析表，在篩選複製資料、在導入外部資料等種種情況，Excel都會
默默自動新增名稱，結果，會計人日積月累傳承下來的檔案，打開「名稱管理員」，有可
能長得跟圖片一樣可怕。應該養成良好習慣，見一個「刪除」一個！

七、因為如果不養成良好習慣，可能會常常看到這個名稱衝突的提示框，依照過來人經驗
，每次看到它，心情都不是很美麗……

八、除了名稱之外，外部連結也有可能是拖慢速度的元兇，到上方功能區：「資料」、「
連線」、「編輯連結」，建議也是要養成良好習慣，見一個「中斷連結」一個。依照提示
框說明：「中斷連結會把公式及外部參照永遠轉換成現有的值。」表示儲存格的值不變，
只是失去了連結，效果等同於複製值貼上。

這篇文章提到的名稱和連結，如果都是自己的資料、引用到自己電腦的檔案，其實不會造
成問題。然而，會計人常常會接手前人或其他部門的檔案，當你打開別人的Excel檔案，
而這檔案是有連結到別人電腦的資料，Excel便會嘗試去抓資料重新更新，可想而知，
Excel一定是做白工，而我們的效率，也隨著Excel一起損失掉了，輕則等待，重則當掉！
所以建議會計人都應該養成良好習慣，在檔案儲存之前或是寄給別人之前，再檢查一次名
稱和連結，能刪則刪、該刪則刪，保持檔案乾淨，特別是前朝歷史遺留下來、早已不知來
自何處的連結。


延伸閱讀：

Windows如何建立捷徑

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