輕鬆管理生活中的票據帳單

「媽媽，你有看到我的信用卡帳單嗎？」你是不是也有同樣的問題，常常找不到帳單、收據？以前我常跟同事打趣說，在辦公室我有專屬祕書，但在家裡，我卻是老公和兒子的專屬秘書，不但打理他們的三餐、肚皮，也要管理一家老小的帳單、收據。很多人問我，蕭老師你那麼忙，怎麼還有空打理票據、帳單這種枝微細末的事？
事實上，我不但親自打理全家大小票據，而且還是輕鬆愉快、樂在其中的！我的方法很簡單，就是：分門別類、順手整理，加上幾招實用的小撇步。

按發票號碼整理發票，對獎容易又正確

以發票的整理來說，我習慣依發票號碼000~399、400~699、700~999將發票整理成三落，用三個燕尾夾夾好，每天回到家就順手把當天的發票歸位、排好，2個月後再用橡皮筋把所有發票捆起來。例如6月結束後，就用橡皮筋把5~6月的發票捆起來，等7/25對獎，空出來的3個燕尾夾又可以開始收集下兩個月的發票。這樣的整理方式可以讓我很快、很有效率的對完獎，而且不容易對錯！在一次演講中我分享這個習慣與作法，很多人都覺得新奇、有趣。
有人問我，每天整理不是很浪費時間？其實，每天整理並沒有花我多少時間，這道理就如同順手把衣服掛好，不會比隨手放在床上或椅子花太多時間一樣。反倒是，很多人習慣把發票隨手放到抽屜，甚至揉成一團，東塞西放，等到要對獎時才到處收集、整理，我想這應該更花時間吧！
也有人打趣說，把發票按號碼排好，不是少了對獎的樂趣嗎？我想這應該是理性與感性的抉擇，怎麼選擇端看個人喜好。只是發票的整理你或許可以感性，但在每年報稅單據的整理上，應該很難有人可以感性的起來吧！
依列舉類別整理單據，輕鬆解決每年報稅問題
除了發票外，在其他帳單、票據的收納上，我也會分門別類、順手整理，尤其是要報稅的單據，因為選擇列舉扣除，所以這類收據的保存非常重要，我習慣用一個信封袋收集這些單據，每次拿到可以報稅的單據就放入這個信封袋，2~3個月或放不下時就順手整理。
先依可列舉的醫療、保險、捐贈、學費等項目分類，再分人、分單據大小貼在A4的紙上保存。到了報稅時節，大家忙著收集、整理單據時，我只需依整理好的各類單據加總數字，再利用自然人憑證申報、網路繳個款，這個困擾很多人的所得稅申報問題，我不用一小時就處理完了。
另外，平常拿到需要長期保存的單據，特別是要報稅的單據，只要是感應紙，我一定會順手影印一份，以免因感應紙退色而無法辨識。

依發卡機構整理簽帳單，易於核對與查詢

在信用卡簽單及信用卡繳費單方面，我會以容易查詢、核對來整理，例如如果有兩張信用卡，就依這兩張信用卡分別收存簽帳單，查詢簽帳記錄容易，收到發卡機構寄來的繳費單時，也可以很快完成核對。
或許有些人會覺得信用卡的帳單應該不會錯、還要核對嗎？事實上，我就曾發現信用卡帳單上出現沒刷過的帳款，主動查證後，確認是多入的帳款。也因此，水費、電費、瓦斯費這些費用，我會設定自動扣繳，但惟有信用卡費我不設定自動扣繳，而是在對完帳後，再透過網路預約轉帳，如此也不會有忘記繳費的問題。

依食衣住行記錄出差費用，方便記憶與報銷

最後，常困擾一些出差族的報銷問題，我的做法也是準備一個信封袋，按日期存放產生的費用單據，一得空就依食衣住行簡單記錄每天的流水帳，尤其是計程車資一定會記下起迄點，方便日後出差報告表的填寫，重要的是，進辦公室後一定盡快報銷，以免時日一久一些細小帳目還是忘了。
至於各類收據要保存多久？以對完獎的發票來說，我通常會在下次對獎時才把上期的發票丟掉，這樣做的好處是，如果有新購的用品壞了，要換貨或退貨時，還可以找到原來的發票；核對完的信用卡簽單，我也會保存1~2年，尤其是一些預購、年繳的刷單，我一定會保留到使用期限結束；還有信用卡繳費單，因為習慣透過信用卡扣款捐款，所以我至少會保留到報完稅。事實上，除了上面的各類單據的收存外，在我家，每個人都有一個專屬資料夾，用來保存一些重要證照與文件(如畢業證書、證件....)。
這些分門別類、順手整理各類單據及重要文件的方法與習慣，就像每天做一點家事，年底就不用花太多力氣刷洗陳年污垢一樣，不但讓我輕鬆打理好生活上的大小單據，更讓我從不花時間找東西，也從不會有我找不到的東西！希望對你也有幫助。
本文曾登載於Cheers雜誌