｜事情愈多愈應該花時間整理文件｜

最近因為同時進行好幾個專案，所以需要跟不同專案的人進行討論，常常是討論完上一個專案，就要緊接著討論和別組人討論另一個專案。

這種連續會議下，往往沒有時間整理文件（例如會議記錄），只能針對會議討論到比較急迫的待辦清單去執行。這樣做雖然短期做事很快，但長期來講，以我的經驗來說，我比較建議可以整理文件，會減少很多執行上的麻煩。

我認為整理好文件主要有三個好處：

#1不會漏掉重要的細節
我們為了把握時間，往往會在會議結束後，先針對大的待辦事項去執行，這做法並沒有錯，但如果沒有搭配文件的整理，可能容易漏掉會議中曾討論過一些需要注意的細節。

這些細節可能不是待辦事項中最重要的，因為大的項目已經被排進待辦清單，但漏掉這些小細節，同樣會影響專案的進行。

#2減少大腦的負擔

整理文件另一個好處在於「減少大腦的負擔」。

因為你把所有細節都整理在文件當中，所以不需要額外花心力去記住那些細節，可以把大腦空出來用於思考或是處理其他需要耗費心力的事物。

那些細節只要等到需要用到的時候，再去確認文件就可以，可以減少很多大腦的負擔。

#3可以快速與合作方確認共識

整理文件的第三個好處在於，可以快速的和合作方確認共識。

在會議結束後，整理文件給對方確認，可以確保雙方的認知是一致的，避免後續產生其他問題。

想到會議記錄，可能有些人會覺得，「會議記錄」不是都要很完整的格式嗎？這樣光整理會議記錄就要花很多時間，你哪來時間做其他事情？

但我認為，格式不是最重要的，確保後續事情能快速被執行才是重點。

會議記錄等文件應該要視與對方的熟識程度，決定格式的完整度，如果是提供給公司內部同仁，會議記錄的格式沒有必要做到很完整，重點是把內容寫清楚，讓雙方都可以理解不會產生誤解。

舉我最近的狀況為例，因為同時處理很多個專案，所以思緒必須要在多個專案做切換，這讓我沒辦法記住每一個專案的細節。但因為先前有整理文件，所以我可以知道「兩個禮拜前和合作單位的會議內容」，因此了解哪些項目需要再和對方討論。

如果當初貪快而沒有整理文件，我可能在會議中，需要花很多時間和對方「一項一項」確認，哪些議題被討論過，哪些還沒有，花的時間會比整理文件還要多得多。

[辦公室生活] 一個網站分析經理(我)的日常：星期二2️⃣

暨星期一之後，要來記錄我的星期二日常：電子商務Web analytics在做什麼，我負責marketing相關的分析

星期二：部門組內的會議日💻

目前我是星期二在家遠距上班 (停車位的分配)，也因此星期二是我的調節日 - 工作情緒上的調整兼埋頭苦幹日💻

7:30 起床，不必特別早起開車上班真是幸福啊🚗

8:00多開始開電腦，看看信件、看看例行送到信箱的自動報告，例如前一天的網站指標跟銷售、行銷各管道的表現📶

9:00 看一下跟Google的合作專案中，需要輸入大數據的data格式跟內容是不是符合需求，並連繫核對內容的數位行銷經理sign off. 並且寫信給Google窗口詢問目前data要輸入大數據資料庫Google Cloud Platform的進度✅

10:00 Web analytics insight team組內的週會 (視訊會議)。今天會議內容繼續討論 core competencies for this team. 意旨身在這組/工作需要的技能、知識、特質，以便勝任工作✅

11:00 視訊會議跟campaign manager討論最近已經執行跟將要執行的兩個campaigns的專案。我得負責回顧campaign的表現，需要開始弄報告了✅

12:00 做一堆亂七八糟的小事，包含喬一下當日下午主管的停車位；打電話給IT服務中心，回報我的Business Object系統不能用 (還好這通電話沒有跟印度小姐鬼打牆太久)；建議同事下周生日的生日禮物🎁

13:00 數字分析：看去年跟今年的品類銷售以及顧客profile，建議未來八週在網站首頁的某個區塊該放哪些品類的圖示📶

15:00 參加Webnair：GDPR = General Data Protection Regulation 歐盟規定的消費者數據保護法規將在五月底開始實施，這是行銷跟網站屆的大事，雖然我沒有直接相關，但依然想要了解內容😫

16:15-17:30 喬到停車位的主管突然訊息我，要我跑某個行銷管道的一年表現: visits, order, sales revenue, conversion rate, CPC, CPA. 他要評估要不要繼續使用這管道。我用Adobe analytics跑資料、畫圖表、提供我的發現與建議📶

17:30-18:00 收尾，做一些小事，包含將我的To-do list列到組內使用的系統裡。

18:00 換個身分，煮飯去、餵貓去!😻

使用工具:🛠
Adobe analytics 線上版跟Excel版的Report builder，Excel，Skype for business，Word，Google Sheet，Business Object

安然平靜的週二，沒想到週三是個大爆炸!!! 這篇要按愛心才能看得到如何爆炸法💢

沒補看到週一的粉絲，歡迎去前一篇補看週一

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桃園市青年創業貸款利息補貼計畫

中華民國106年2月13日府青職字第1060032432號函公布


壹、目的：桃園市政府(以下簡稱本府)為鼓勵青年勇於創業，並減輕創業初期貸款利息之負擔，特訂定本計畫。
貳、主辦機關：桃園市政府青年事務局(以下簡稱青年局)。
參、辦理時間：
自計畫生效日起至107年12月25日止。
依向青年局申請利息補貼先後順序審核補助，至計畫經費用罄截止受理申請。
肆、實施對象：
新創或所營事業負責人、出資人或事業體，如符合下列條件，得依獲貸時之申請人名義(個人或事業體)，提出利息補貼申請：
一、申請人年滿20歲至45歲之中華民國國民(以核撥貸款之日期為推算基準)。
二、依法辦理公司、商業登記或立案之事業體，其原始設立登記或立案未超過五年(以核撥貸款之日期為推算基準)。
三、所經營之事業體，營業地址與稅籍應設於桃園市。若事業體於籌設期間尚未完成合法登記，得以負責人或出資人個人名義提出申請，並承諾事業體籌設階段結束，依法於桃園市完成公司、商業登記或立案登記與稅籍登記。
四、通過申貸下列貸款方案之一者，可提出利息補貼申請，且溯自104年1月1日起通過核定貸款者：
1、 經濟部中小企業處青年創業及啟動金貸款。
2、 桃園市政府辦理青年創業及中小企業信用保證融資貸款。
3、 經濟部中小企業處中小企業創新發展專案貸款。
4、 經濟部中小企業處企業小頭家貸款。
5、 勞動部微型創業鳳凰貸款。
6、 原住民族委員會原住民族綜合發展基金貸款。
7、 文化部文化創意產業優惠貸款。
五、未曾接受中央、本府或其他地方機關創業性質貸款補助或身心障礙者自力更生創業補助者。
伍、補助方式：
一、青年創業貸款利息補貼最高24個月。
二、申請青年創業貸款利息補貼之貸款金額以新臺幣叁佰萬元為上限，如有續貸或重新辦理貸款之需求，得向青年局重新申請利息補貼，惟每人以1次且合計貸款金額仍以叁佰萬元為上限。
三、共同創業之出資人符合本計畫第肆點各款規定者，得同時申請補助。同一事業體數人同時申請利息補貼，申請人以3人為上限，且利息補貼之總貸款金額以玖佰萬元為上限。
四、補貼利率，係依本計畫第四點第四款各目貸款方案規定之承貸公民營金融機構核貸之貸款利率計算。
陸、申請程序：
一、資格審查：
(一)申請者應檢具下列文件：
1. 桃園市政府青年事務局青年創業貸款利息補貼申請書，格式如附件一。
2. 國民身分證正反面影本1份，應浮貼於申請書。
3. 向金融機構申貸第肆點第一項第三款各目所列貸款時所填寫之貸款計畫書影本1份。
4. 設立登記相關證明文件：商業(公司)設立登記證明文件或工廠登記核准公文影本或主管機關核發之許可證、登記證、開業執照或立案證照影本(以合夥或設立公司方式創業者，並應另提出合夥契約書、股東名冊或公司組織章程)。
5. 稅籍登記證影本1份：如國稅局核准稅務登記之函文影本、統一發票購票證、最近一期營業人銷售額與稅額申報書影本或其他相關證明文件(附其一即可)。
6. 可資證明事業體之合夥人及出資人之文件。
7. 事業籌設許可公函及相關文件(包含設立籌備會議記錄、業務計畫或擴充計畫)。
8. 未曾接受中央或地方機關創業性補助或身心障礙者自力更生創業補助，及承諾事業體於籌設階段結束，將依法於桃園市完成公司、商業登記或立案與稅籍登記之切結書1份，格式如附件二。
9. 經金融機構核准貸款之貸款證明書1份，格式如附件三。
10. 行政契約書一式2份，格式如附件四。
(二)上開文件如有缺漏，經青年局通知限期補正，逾期未補正或補正不完全者，全案退還。
二、利息補貼：
申請人經青年局核准青年創業及啟動金貸款利息補貼者，應按季於每年4月5日、7月5日、10月5日及12月31日前分別檢具下列文件向青年局申請利息補貼，逾期未提出申請者不予補助。
(一) 核准利息補貼函影本，初次請領需檢附。
(二) 申請人個人或事業體帳戶存摺封面影本，初次請領需檢附。
(三) 每年每季(第1季為1-3月、第2季為4-6月、第3季為7-9月、第4季為10-12月)向貸款之金融機構繳交貸款利息收據正本(所列之金額為正常繳息之金額，不含本金、逾期利息及違約金)及經貸款銀行核章認證之利息繳費清單。
(四) 領據(如附件五)。
上開文件如有缺漏，經青年局通知限期補正，逾期未補正或補正不完全者，視同放棄當期補助，放棄補助之當期自原核准補貼之24個月內扣除。
獲准本計畫之利息補貼者應與青年局訂定行政契約 (如附件四)，以規範雙方權利義務關係，並同意不履行契約義務時，青年局得以該契約為強制執行之執行名義。
柒、注意事項：
一、 申請人每季請領利息時，應本誠信原則對每季請領利息之憑證負責，如有不實，應負相關責任。
二、 青年局得不定期派員查訪申請人之事業經營情形。如有下列情事之ㄧ時，自事實發生日起終止補貼，申請人並應繳回事實發生日起已補貼之利息：
(一) 申請人所經營事業之稅籍遷出桃園市。
(二) 事業體於籌設階段結束，依法完成公司、商業登記或立案之事業體未設籍桃園市。
(三) 未依原核定之創業計畫執行。但變更創業計畫經青年局核准者不在此限。
(四) 未親自經營所申請創業貸款利息補貼之事業者。
(五) 與創業計畫不符者。
(六) 經營不善或其它原因致停業或歇業。
(七) 營業行為違反公共秩序善良風俗者。
(八) 所檢具之證明文件係偽造或變造者。
(九) 規避、妨礙或拒絕青年局查訪者。
(十) 其他違反本計畫規定之情形者。
三、 經青年局核准補貼者，如需變更原核准創業計畫之相關事宜時，應先以書面敘明變更事項內容，經青年局同意後始准辦理。
四、 本計畫所需經費由青年局105年度相關預算項下支應。
五、 本計畫所定書表格式，由青年局另定之。

http://www.tycg.gov.tw/uploaddowndoc?file=hotnews/201702171053310.doc&filedisplay=%E6%A1%83%E5%9C%92%E5%B8%82%E9%9D%92%E5%B9%B4%E5%89%B5%E6%A5%AD%E8%B2%B8%E6%AC%BE%E5%88%A9%E6%81%AF%E8%A3%9C%E8%B2%BC%E8%A8%88%E7%95%AB%E7%94%B3%E8%AB%8B%E6%9B%B8.doc&flag=doc