為什麼這篇學校總務工作心得鄉民發文收入到精華區：因為在學校總務工作心得這個討論話題中，有許多相關的文章在討論，這篇最有參考價值！作者tktk1212 (Lavender)看板PublicServan標題[閒聊] 在學校總務處實習...
學校總務工作心得 在 ??joesiffer?? Instagram 的最讚貼文
2021-07-11 09:59:23
[大學是否符合高中時的嚮往] 寒假了，莫名其妙我的大一上就結束了。 很快的我就要大一下，然後很快的我就要二年級了！ 這次的寒假因為武漢肺炎變得好長。 想到前幾天還被私訊說是不是忘了這個帳號， 對，我好像真的忘了。 開學之後不確定有沒有時間跟心情打文， 就趁這個寒假打個大學系列好了！ / 我的大學生...
今年考上身心障礙特考四等，目前正在學校總務處實習中。之前填志願的時候，身邊的親
友都說學校有多輕鬆，當時只顧慮交通方便與否就填了，結果進來以後，發現這份工作其
實非常忙碌。
我的工作屬於事務組，要管理小額採購、零用金、交通費核發等等，還有其他臨時交辦事
項，當然以上只是志願表裡面的敘述，實際上進來報到以後，我才發現要做的事超多……
舉凡工友請假、校舍的鑰匙、每個月的飲水機、電氣設備檢查……都屬於我的業務，感覺
真的很惶恐。或許是因為我初次考上吧，以前沒有相關的工作經驗，對那些業務流程很不
熟，一切都要從頭開始學習。
名義上，組長是我的輔導員，可是我們的組長也很忙，每天都看到他坐在位子上忙不停，
或是在跟人談事情。大概是這個緣故，所以主任拜託之前做我這份工作的職務代理人再過
來教我一個星期，但我真的沒有把握在短短一星期內把如此繁雜的業務全部熟悉，有些工
作屬於一個月或固定幾個月才做一次，代理人說因為還沒遇到，也沒辦法先教我。很怕在
一星期過去以後，對自己的業務還半生不熟，也沒有人可以問，真不知道該怎麼辦(因為
組長和主任很忙或是常不在位子上)。
現在連午休時間都拿來利用，一吃完飯就開始狂看前人留在電腦裡的資料，希望能對這個
職務多一點了解，大概我是屬於那種要”複習”很多次才會記起東西的人吧！短時間要消
化那麼多資訊真的蠻困難(就是記性爛)，而且很多東西不是光看資料就會辦的。
而且更讓我頭痛的，就是鑰匙跟零用金了。鑰匙的管理，就是有人來借xx教室或xx辦公室
鑰匙時，要馬上找出來給他，但是我初來乍到，對廣大的校園還不熟，看著教室平面圖也
要找很久orz。更傷腦筋的就是零用金了，因為他一領通常都有六到七萬左右在手上，下
班後，要鎖在抽屜也不安心，帶回家又怕途中被搶，真的是不知道該怎麼處理的東西。旁
邊的出納組長說他的保險櫃可以借我放，但是零用金是要常常拿出來用，時常麻煩人家幫
我開櫃子也不太好意思……結果我還是先帶回家了…… 不知道有沒有前輩能給點建議，
零用金該怎麼保管比較好呢？
雖然現在是實習，但每天還是過得蠻緊張的，或許這是初到職場的磨練吧……
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 114.27.240.4
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:08)
→ jmes:零用金六、七萬其實不多 有些機關多達數十萬 但保險起見還是 07/26 21:11
→ jmes:鎖在保險箱較安心 建議平常多帶幾千元代墊 下班前再將今日 07/26 21:12
→ jmes:代墊的錢從保險箱拿出 這樣每天就只要開關保險箱一次 07/26 21:13
謝謝你的建議，不過由於保險箱是出納組長在使用，只是順便借我放而他通常會提早走，下班會沒人可以開櫃子，
所以應該是一段時間才能請他開一次櫃子，拿錢出來補充
這樣他才不會麻煩 (因為他平時也很忙)
我再想想看好了...
不知道可不可以為零用金另外申請一個保險櫃...但看來學校好像沒啥經費...
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:17)
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:17)
→ jmes:買小型的保險箱應該不會很貴 只是可能會被直接扛走= = 07/26 21:29
→ tktk1212:哈哈 的確可能被扛走 下次等主任有空我再問他看看好了= = 07/26 21:30
→ jmes:怪的是零用金為何不乾脆給出納管 本機關也是分開管 反而麻煩 07/26 21:31
→ summer38180:有些東西如果有做知識管理，例如SOP，對新人或現職 07/26 21:32
→ summer38180:都蠻方便的 07/26 21:32
→ jmes:在下就是從sop發現零用金歸出納管理手冊 但卻給小額採購保管 07/26 21:33
其實零用金原本不是我這個職位負責聽同事說，因為之前財務管理退休了，他的工作沒人做，目前那個缺還沒有人進來
所以他的工作要大家分
像是組長就分到物品管理啊...
我是分到零用金...= = (之前職務代理人的時候就已經分過來了)
當然，因為我本身要作請購，一萬以下的都拿零用金付，放我這是比較方便啦...
只是保管很麻煩，而且還要作零用金的報表...@@
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:36)
推 tigerking:原PO很在意的話 可以自己做SOP 或者請組長or主任去問 07/26 21:34
→ tigerking:其他學校看有沒有類似的檔案可供參考 07/26 21:35
→ tktk1212:我真的不知道有sop這個東西耶@@ 再去問看看好了 謝謝建議 07/26 21:38
→ jmes:報表不難啦 六、七萬的零用金報表大概只有A4一面 不過零用金 07/26 21:43
→ jmes:撥還之後 是原po還是出納要寫支票去銀行領現金呢 07/26 21:44
→ jmes:剛漏看 應該是組長領回來交由原po保管 07/26 21:45
→ jmes:總務的工作很繁瑣 前幾個月多少會有點混亂 慢慢就會上手 加油 07/26 21:47
jmes說對了~ 是出納組長去領出來給我保管報表也是要交給出納組長
所以大概出納也有管這一部份吧
現在我正在混亂中= = 希望能早點上手啊
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:50)
推 koller:把零用金帶回家....嘿嘿 07/26 21:51
噓 pk0943:你的工作已經算輕鬆了...真是生在福中不知福...比你累的公 07/26 22:17
→ pk0943:務員多的是 07/26 22:17
我發這篇文並沒有抱怨的意思，只是心情抒發，表達我的惶恐而已，順便問問零用金怎麼管理比較好？
請問您為什麼要噓我？
碰錢和財產真的責任很重...新手上路...緊張也有罪嗎= =？
推 sbcd:新人遇到新的業務難免緊張,尤其是碰錢和財產的業務, 07/26 22:28
→ sbcd:沒有在學校公務體系的公務員不會理解這一塊的辛酸 07/26 22:29
推 mina:PK沒必要噓吧，新人會緊張上來問業務很正常啊 07/26 22:30
→ sbcd:小心不要讓自己賠錢唷~ 07/26 22:30
→ sbcd:真的沒必要噓,有種媳婦熬成婆的感覺 07/26 22:31
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 22:33)→ sbcd:沒有人要比較誰累,這樣比不完吧~~僅僅單純業務上的請教而已 07/26 22:34
→ sbcd:氣度? 07/26 22:36
推 KeithTseng:決定高度 07/26 22:39
推 sbcd:看了你的工作內容,感覺很瑣碎,有的單位約三個人均攤 07/26 22:47
推 GreatTaiwan:pk不意外，原po不必理他 07/26 22:47
→ sbcd:所以,我大概可以了解您的惶恐了 07/26 22:47
推 mina:好好喔，我的單位只有我一個，而且內容還更多 嗚嗚 07/26 22:48
推 sbcd:工友負責零用金和請假,高壓技士兼財管,幹事負責小額採購 07/26 22:52
推 jmes:幫推回來 安慰一下原po 小總務工作程序還算簡短 只是很多 07/26 23:00
→ jmes:最累的應該是事務組長 招標程序繁雜多了 而且又必須很小心 07/26 23:02
→ tktk1212:謝謝你們 我會努力用力學的 ! 07/26 23:04
推 mxie:我也負責零用金業務,剛開始一個月接覺得碰錢很緊張,後來就沒 07/26 23:25
→ mxie:感覺了, 覺得那只是紙...只要給別人錢的時後多算個兩次,每天 07/26 23:26
→ mxie:下班記得鎖好抽屜,應該就OK!機關應該有攝影機.只有帳和錢不合 07/26 23:27
→ mxie:時比較會擔心,到底為什麼少兩千,那裡忘了記帳..原PO不要擔心 07/26 23:28
→ mxie:對呀,零用金業務在總務算輕鬆的,當看到採購為了複雜的招標 07/26 23:29
→ mxie:忙的時候,就會慶幸自己只要負責謹慎點把這幾萬元算好就好 07/26 23:30
推 lenta:PK不意外 07/26 23:35
→ jmes:等原po適應後 就會發現龐雜的業務在大腦裡分門別類 同時思考 07/26 23:39
推 xoyster:pk就是好考年代考上3等了 現在噓新人不手軟 原po不要理他 07/26 23:43
→ timidwei:看了工作內容 等到你熟悉流程之後 會好很多 別擔心 07/27 00:09
→ airaqua:鑰匙跟平面圖有什麼關係? 自己編號做對照表，鑰匙貼貼紙 07/27 00:11
有關係啊因為鑰匙編號不是我編的啊= =
我去那邊的時候，鑰匙就已經都被前人編好了，
老師們來借鑰匙，都是講他要什麼專科教室，或視聽室...等等，不會直接跟你說編號
然後我就要去找平面圖的編號，對照他說的是哪一間，才能找到相對的鑰匙...
→ wildwoof:學校的業務本來就很雜 我一開始考上去學校就接出納跟文書 07/27 00:26
→ wildwoof:後來又接人事 第一年尤其暑假整個忙到連喝水都沒空 07/27 00:26
→ wildwoof:因為事情多又瑣碎 加上學校人事流動快 交接不完全 07/27 00:27
→ wildwoof:不過做久了就會上手了 記得把工作流程記錄下來 有問題就 07/27 00:27
→ wildwoof:先翻 不行再問 之後就會上手了 最好可以做例行公事表 07/27 00:28
→ wildwoof:每個月該做的報表公事提前做好核對 就不會被事情追著跑了 07/27 00:29
→ gify:零用金不要帶回家比較好吧 07/27 10:00
→ gify:在學校保險箱丟掉還比較沒事 如果是帶回家丟掉就麻煩了 07/27 10:00
推 turgnev:事務組並不輕鬆好嗎？雜七雜八的瑣事都歸這裡了。 07/27 12:08
推 ndmc30:後勤官跟補給官比學校總務還賽XD 管軍械槍砲的更賽.. 07/27 15:23
→ ndmc30:萬一40榴搞丟了保證嚇到冷汗直流XD 07/27 15:25
→ airlow:管錢本來就壓力比較大，有啥好噓的 = = 07/27 16:43
推 oak01: 同意xoy 07/27 17:26
推 sbcd:此版本來就是提供同仁交流的地方，有必要動輒就噓人？ 07/27 17:41
→ moft:就連本版版主都喜歡動輒就噓人.鄉民還能寄望什麼交流？ 07/27 21:22
→ moft:本版動輒就噓人的文化久矣.有啥不好噓的？ 07/27 21:25
→ moft:倘若有心達到“請理性發言”的層次.請先將2的功能取消... 07/27 21:30
推 tinjunsei:事務組本來就是學校最賽位置 07/27 22:32
哈哈，真的是比較辛苦不過主任跟組長人都蠻好的啦
組長說不懂就問，真的做錯了他會頂著
不小心沒弄好的請購單，會計也會打電話過來告訴我怎麼弄
其實是很和善的地方
但就會覺得如果做錯，會對別人不好意思...
不過要完全熟悉真的要很長很長時間...
※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.224.140 (07/28 19:28)
推 efreetia:事務組長..用google去找還能找到事務組長的壓力來源(論文 07/28 23:30
→ efreetia:總務 採購 工友約雇管理 公產管理... 07/28 23:30
→ efreetia:如果你們的公產是那種整個帳都爛掉的就有得你查了 07/28 23:31
→ efreetia:目前看到的還不在少數....有的單位已經到了誰接誰就死 07/28 23:32
→ efreetia:至於採購的話，希望你們學校不會突然蓋新大樓..... 07/28 23:32
→ efreetia:你知道的...學校只有老師可沒什麼工務局 建設課的 07/28 23:34
→ tktk1212:我們組長好像是學土木 所以蓋新大樓那種都是他在弄@@ 07/28 23:35
→ tktk1212:我只能做小額採購 07/28 23:35
推 ines1969:可以找個時間 把KEY上面也貼上建築物/教室名稱 07/29 18:04
→ tktk1212:其實KEY上面有名稱0.0 但是因為太多 要靠編號找才快 07/29 23:31
→ tktk1212:但老師通常只說他要啥教室 不知編號 就要找 很久很久@@ 07/29 23:32
→ tktk1212:有的是因為我沒去過的角落 不知道他在說哪裡的鑰匙 07/29 23:32
→ tktk1212:看來還是要找時間把學校逛透透...(但上班時間不能蹺班啊) 07/29 23:32
噓 ben780413: pk0943就只是個生在早期隨便雜魚爛蝦都能考上的年代 09/24 01:06
→ ben780413: 然後以高傲的態度訓斥人 書不知身在現在他根本考不上XD 09/24 01:06