Excel整理資料時常會遇到麻煩的空白或空格，本文以實務銷售報表為例，介紹如何利用「尋找與取代」這項基本指令，快速技巧性刪除報表儲存格空白空格。

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從遠距辦公，提升到 “遠距股份有限公司”的執行長

兩個月前新出版的這本書，收集了歐美在疫情間遠距工作的調查與經驗值，不但提出非常多實用的小撇步，更是回歸到在企業辦公室工作的本質，然後思考虛實並行的世代，如何重塑工作的樣貌和機會。當然不是所有工作性質都有辦法遠距完成，但是在過去一年多全世界生活型態劇變後，部分遠距工作和室實體和線上混搭的模式，已經是一個不可擋的趨勢了。

這本書最核心的精神，就是說明在遠距工作的時候，應該把自己當成一人公司 （Business of One) 來經營。這就表示你是自己的人事長，開發團隊，研發長，也是行銷長。用這樣的概念思 “遠距股份有限公司” 上班時應該有什麼樣的穿著？應該要如何培訓員工（自己）？要如何跟客戶 （老闆）定義進度和驗收標準？以及要如何讓自己在線上和線下所呈現的專業度是足夠的？

而當你自己一個人在家的時候，其實就要兼顧很多人在辦公室時不需要面對的問題。包括周遭環境的預備，更不要說有孩子的人就同時會變成式督課老師和營養午餐廚師。所以在這當中思考取捨是非常重要的，作者有提出兩個應該摒除的“P" 以及所謂 “OHIO”的原則

第一個要摒除的是拖延 (procrastination) ，一些小的撇步，包括重新拆解自己工作的步驟，讓自己工作視野範圍看到是乾淨和專業的 （就是你要面對的那面牆，還有你的電腦桌面），還有其他協作的同事們設定短期階段性任務，等等。

第二個要摒除的是完美主義 (Perfectionism) ，當然文件能夠弄得越完美越好，但是在精力有限時，最重要的是抓緊目標和驗收條件，適度的放掉其他的堅持，好管理自己的精力，只用在刀口上。在最重要的事上不要進行多工。

而所謂 "OHIO" 原則，是 “only handle it once” 的簡寫，也就是每一個事件只處理一次。對所有的訊息和郵件，試著立刻做歸類的決策。(我自己個人的方法是3個 "D" ，“Delete" 不重要所以刪除，“Defer/Delegate" 立刻轉給需要接手的人， “Do something" 回應或取行動）。概念就是不要讓自己同一個郵件上花兩到三次重複的時間，免得自己的訊息或是郵件開始塞車了 （回到不要糾結完美主義地點）

另外一個很有趣的觀點是思考如何讓自己有3強的能力，他舉例像是一個表演者，能歌能舞能演，就有很高的不可取代性。而在職場他提出的三強是 Reading，Writing，Meeting，我把它廣義的理解為：

- 收集和吸收資訊的能力
- 創作和表達的能力 （開發客戶，產品設計，和寫程式等等都算是創作）
- 與他人協作和組織群體的能力

本書用很多的篇幅給予使用的小技巧，包括上面3種能力有哪些APP工具可以協助，如何整理自己的工作環境還有創造儀式感，甚至還教你如何說服老闆可以少一些視訊會議! 與其說是時間管理，我覺得“精力管理”是一個更精準的表達方式，所以飲食運動休息必須堅持規律，讓自己保持好的精力，也要了解哪些事情讓你充電，哪些事情使你耗竭 （不見得不喜歡，只是很花腦力），有效的跟優先順序和工作時間搭配 （每個人一天當中最有精神的時間不同）。作為自己 “遠距有限公司” 的執行長，最重要的就是有效分配資源啊！

最後我想分享的，是書中有提到在第一個月的時候將近一半的人都感到身心疲乏，畢竟一開始得適應需要點時間，而且遠距工作如果只是把在辦公室的事情，原封不動搬到家，其實會忽略了很多在辦公室不需要花力氣處理的事情 （即時視訊開會，大腦要花的力氣也比面對面要多），所以不要太沮喪，給自己一點重新調整的時間，甚至可以藉著這個機會重新思考自己的個人定位和人生目標。

20多年前的網路興起，在短短幾年之內經歷快速起飛和快速泡沫化。但真正網路的影響力其實從那之後的20年都一直在發酵著。所以我們如果思考虛實混搭的工作場景會是一個長遠的效應，那麼也就不要完全糾結在短期的應付，或是要求自己立刻轉變。而是好好的盤點自己的職涯優勢，思考自己的人生優先順序是什麼，然後用紀律和耐性來幫助自己轉型。個人亦然，經理人亦然，企業亦然。同時也可以好好思考，當大家真的可以身處在同一個空間的時候，是否可以發揮創意讓面對面的時間，變得更加難以取代，更加令人期待？

📚延伸閱讀📚

Upheaval “動盪” （轉型的12步驟，千萬不要全盤推翻自己！）

"The Art of Gathering" 聚集的藝術 （如何讓面對面的時刻，有難以取代的魔力？）

全文與延伸閱讀的連結在部落格中👇👇👇
https://dushuyizhi.net/remote-inc-%e9%81%a0%e8%b7%9d%e6%9c%89%e9%99%90%e5%85%ac%e5%8f%b8/

#RemoteINC #遠距辦公

💡《極度專注力》活用6個技巧，釋放最大生產力和創造力
🎯在令人分心的世界生活的解藥：刻意地管理你的注意力
🔗圖文版：https://readingoutpost.com/hyperfocus/
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【這本書在說什麼？】
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讀完《極度專注力》這本書之後我有個很強烈的共鳴：「若要說一個人最珍貴的資源是什麼？不是你有多少錢財可以花費，而是你把『注意力』用在哪裡。」書中這句「專注在哪裡，成就在哪裡」言簡意賅地闡明了，為何要學習活用與覺察「注意力」。

這麼問好了，你認為「金錢」跟「注意力」比起來哪個比較珍貴？看過上面看似金句良言的這段話，你或許會選「注意力」。

但是很弔詭的是，我們對於花錢可能還比較謹慎，買3C電器會貨比三家，上餐館前查清楚評價，購物時斤斤計較折扣優惠。不小心多花錢了還會心疼懊悔。

你怎麼使用注意力？無時無刻拿起手機查看訊息？整個晚上滑著社群媒體？盯著電視新聞或追最新流行劇？我們無意間揮霍著自己的注意力卻很少自覺。

我們使用注意力的狀態決定了我們生活的型態。
The state of our attention determines the state of our life.

為何珍惜注意力很重要？該如何活用注意力達成目標？這本書提供了解方。作者克里斯．貝利（Chris Bailey）同時也經營提升個人生產力的網站〈A Life of Productivity〉，他蒐集過各式各樣的「生產力訣竅」而且親身實驗，也把這些實驗的成效彙整寫成前一本暢銷書《最有生產力的一年》。

在這本《極度專注力》他採取匯集百川的做法，研讀各類關於注意力、生產力的文獻書籍，最後把「注意力」歸納成兩種模式：極度專注力（ (hyperfocus）和分散注意力（scatterfocus）。以下我整理在這兩個模式裡，實踐起來真實有效的6個技巧。
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【生產力模式：極度專注力】
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這個模式指的是專注執行一個重要任務，避免所有外界的雜訊干擾，不讓其他事物爭奪有限的注意力。透過這個模式，容易進入所謂「心流」（flow）的狀態。在另一本專書《心流》說人只要處在這種狀態時，「其他一切似乎都不重要了」。

這個論點相信許多人都已經看過，就是要專心、專心、再專心，但是實際放到生活執行面，真的就這麼容易發生嗎？我的答案是否定的。我自己的經驗談，網際網路的分心能力，尤其是智慧型手機讓人分心的能力，實在是太強大了。

作者給出一些驚人的數據，在平常的工作日我們平均在電腦軟體之間切換566次，查看電子郵件88次…平均每小時11次。我們在電腦前面工作的時候，平均每40秒就會切換一次任務。當某項任務被完全中斷的時候，得花超過20分鐘才能完全回到之前的狀態。

「分心」對於我們的工作與執行任務的殺傷力，遠大於一切提高生產力的小訣竅。若想全心全意投入一件重要任務，活用以下3個極度專注力的技巧便顯得格外重要。

在令人分心的世界生活的解藥就是，刻意地管理你的注意力。
The antidote to living in a world of distraction is simple: deliberately managing your attention.
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１．排除分心因素
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網路與智慧型手機是現代人最大的分心源，單憑「意志力」幾乎不可能戒斷這個壞習慣。用《原子習慣》書中解釋習慣的定義就可以知道，這些分心源都是很簡單輕易取得，而且會有奬賞報酬的刺激元素，人類心理的本能很自然會被吸引或點擊，久而久之累積成（壞）習慣。

作者的真心建議是，在極度專注力的時段裡面，一定要切斷網路或至少限制自己能進入的網站，例如切斷新聞、社群、影音網站。再來是最小化手機的刺激源，例如取消APP通知符號、取消提醒鈴聲、刪除社群與影音軟體。最後是找到能夠獨處不被打擾的地方，遠離開放式辦公環境。

我自己實踐過的方法是刪除手機的社群軟體、關掉AP通知、僅留電話跟簡訊通知，紀錄在另一篇〈戒掉社群網站成癮〉閱讀心得。但現在的我仍難以克服使用電腦時，瀏覽網頁帶來的干擾，開始試用作者推薦的「Freedom」控管軟體來限制自己上網時段。
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２．雜務批次作業
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作者提到一個學術名詞「注意力殘留」（attention residue），指的是我們從一個任務切換到另一個任務後，注意力空間裡仍然會殘留著上一個任務的片段。據實驗指出當人們在執行工作的時候，一旦分心或受到干擾，平均要花22分才能重新回到工作狀態。

對照到平常職場上班族，我認為最優先該採用的方法，就是「批次處理電子郵件」。我自己在新鮮人的時候有個壞習慣，邊做事情邊「刷」電郵，看看有什麼新進郵件要馬上處理，深怕自己錯過收件的時效。

後來回想，完全沒必要這麼做。反而可以安排剛上班、中午前、下午各收一次電郵，一口氣歸納成待辦事項的、可以馬上回覆的、還有直接丟垃圾桶的。這麼一來就不必擔心被零碎的收件動作打斷思緒，把完整的時段留給重要的任務和有意義的會議。

在生活方面，可以把雜務累積到某些時段一口氣做完。例如批次完成一個月的所有繳費項目，或是到賣場一口氣完成採買清單，每週把五到十分鐘的瑣碎小事，集中到一兩個小時完成。
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３．總是設定時限
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作者提到大腦一個很有趣的運作機制：「如果你的任務沒有急迫性，大腦還是會胡思亂想，還有別的事情要做嗎？這件事還有別的做法嗎？即使任務已經完成，大腦還是很難結案。」

如果沒有設定任務時限，大腦便不再有動力去完成這些期限寬鬆的任務，目標的刺激效果減少了。反而在極度專注力的時段裡，給予任務一個比預期更短時限，通常會獲得奇效。時間壓力會使我們把焦點集中在任務上，阻止大腦思考其他更有創意的解決方式。

考試前臨時抱佛腳想必是每個人都曾有過的經驗，那種到了最後關頭，激發腦內小宇宙不讀不行的火力全開狀態。或者是老闆臨時要你交報告，只剩下一小時了，使盡全力用最高效的方式湊出幾頁投影片，趕工的過程中反而沒時間胡思亂想。

我推薦有個實用的方法和工具「番茄鐘工作法」（Pomodoro Technique），概念是設定鬧鈴提醒自己，把任務分割成25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間，持續數個循環。這個方法可以有效地讓你保持25分鐘的極度專注力循環。
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【創造力模式：分散注意力】
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上面談專心致志的極度專注力模式可以提高生產力，但由於注意力是有限的資源，我們也不可能一整天處於極度專注的狀態。因此作者在第二部分提到分散注意力這個模式，可以幫你規劃未來、養精蓄銳、串聯想法，催生最有創造力的想法。底下簡單說明這個模式的概念。

你可以想像一下，人類的思緒散布在一片廣大的空間裡，就像天上的繁星散佈在星空中。當你要取用記憶或者聯想事情的時候，這些思緒就會自動串連起來，至於哪些記憶點會互相串聯，則沒有辦法有意識地控制。也因為這樣隨機的特性，最有創造力的想法往往在此刻發生。

分散注意力的觸發條件是，執行沒有壓力且輕鬆的任務的時候。在一天當中精力最弱、最放鬆的時候，注意力也是最容易被占據的，對上班族或學生而言就是午飯後、以及睡眠之前。與其在這個時候讓令人分心的網路或手機溜進來，不如活用這段進入分散注意力模式。

分心不是問題，過度刺激我們的思緒才是問題。
Distraction is not the problem; over-stimulating our mind is the problem.
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４．清除腦中雜念
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要發揮分散注意力模式的效果，就必須先清空腦中雜念，把空間騰出來讓創意自由發揮。作者引用《搞定》這本書的重點「大腦是用來產生想法，而不是用來保存想法的」來說明，必須把待辦事項和雜務的短期記憶從腦袋清出來，才有可能讓腦袋產生新的「想法」。

我讀過《搞定》也採用過裡面的方法，實踐之後我認為最有效的方式是「寫下來」。我習慣使用便條紙以及〈子彈筆記〉做紀錄，只要能規律地把待辦事項寫到紙上，或把臨時被交代的事情寫下來，腦中就不會留著「我可能會忘記什麼」的擔憂。

有些人可能會想，如果用電子郵件紀錄這些待辦事項不行嗎？我認同作者說的：「電子郵件最不適合用來存放代辦清單，這個程式令人分心，無所適從，又會不斷冒出新東西，讓人很難分清任務的輕重緩急。」
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５．多工簡單任務
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清空雜念之後，有助於提升分散注意力模式的成效。作者提到三種使用分散注意力的方法，分別是：

捕捉模式：放任思緒到處遨遊，捕捉任何冒出的想法
解題模式：隨便想一個問題，讓思緒圍繞著問題打轉
習慣模式：一邊執行簡單任務，一邊捕捉浮現的構想
我認為執行簡單而且重複的事情，最有助分散注意力模式自然而然發生。譬如洗碗盤、曬衣服、洗澡的時候，大腦的思緒會開始不安分，各式各樣的想法開始互相連接，產生很多有創意的想法往往在這個時候產生。

偶熟能詳的故事像是阿基米德在泡澡的時候發現浮力原理、牛頓被蘋果砸到頭時想到萬有引力、物理學家費曼喜歡在酒吧放空時把靈感寫在餐巾紙上。所以多工的時候，例如洗碗盤時聽音樂，也同時問自己一些天馬行空的問題，常常會冒出意想不到的答案。

如果你喜歡寫作或者純文字紀錄，我推薦自己實行已久的《自由書寫術》這套方法，讓自己毫無約束地自由書寫，想到什麼就寫什麼。等於是把分散注意力的所有思緒都紀錄紙上（或打字軟體上）。我在公司帶團隊的運作模式以及創立部落格的點子就是透過自由書寫產生的。
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６．睡前設定目標
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書中提到，如果每天睡前設定隔天的三項目標，也注意你正在處理最大的問題，隔天會發現竟然想通不少事。愛迪生也曾經說過：「睡覺前一定要召喚潛意識」，呼應到這邊就是指利用睡眠時間，讓分散注意力模式在潛意識裡發揮效用。

人腦在睡眠的時後，會進入快速動眼期，同時達到身體肌肉放鬆，睡前的問題會在睡眠深層的潛意識裡繼續打轉。有項研究要求受試者持續思考一道問題，結果受試者處於睡眠快速動眼期的時候，更能整合彼此無關的資訊。

不過有一點要注意的是，你所設定的目標最好能寫下來或紀錄在某個地方，然後就不要再想它。千萬不要只靠腦袋記著，否則很可能把問題懸在腦裡反而整晚睡不著。但對於有寫日記習慣的人，這個習慣本身就能在睡前召喚潛意識。

以我自己為例，我在〈手殘派科技人的6個月實踐心得〉利用子彈筆記，在睡前回顧當天，寫下三個感恩項目與一個檢討改善點，擬定隔日三個任務後才入睡。不知不覺間已經實踐這個方法好一段時間。
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【後記】
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有段讓我印象很深的地方，作者在書中調侃道：「身為生產力專家，想必有超凡的自制力。並沒有，我只是比較擅長提前管控衝動而已。」真是誠實地令人發笑。回顧自己即使這半年來調整了很多習慣，至今仍然跟網路帶來的分心在拔河。

該把注意力用在消化別人創造出來的事情？還是把注意力留給自己，創造只有自己能貢獻價值的事情？在這個資訊氾濫的時代，我們吸收的太多，產出的卻太少。注意力太過寶貴以至於你得非常自私地只留給自己使用。

我們該時時刻刻觀察自己把注意力用在什麼地方，問自己每天帶著意圖做事的時間有多少？每次全神貫注多久？大腦放空後多久才會察覺？如果沒察覺自己沉浸於充滿聲光刺激的網路世界裡，注意力就會被這些數位資訊瓜分到一點也不剩。

生產力不是做得更多，而是帶著意圖且刻意地去做正確的事情。
Productivity is not about doing more, more, and more. It is about doing the right things deliberately and with intention.

《極度專注力》這本書教你把工作和生活變得不那麼刺激，因為你越不受刺激，思考也會越深入。記得，隨時觀察自己的注意力飄去哪裡了，「專注在哪裡，成就在哪裡」。