🩸 「遠距會議，最遙遠的溝通距離」 ⠀⠀ 這次的疫情來得又急又猛，讓各行各業都陷入愁雲慘霧之中，當然，廣告業也首當其衝； 在沒執行前，只覺得遠距討論不就是「做的事情都一樣，只是換個環境而已嗎？」 ⠀⠀ 「但真正執行後，才發現理想很豐腴，現實卻很骨感」 ⠀⠀ 遠距工作，對創意的發想討論會議，可能會有的影響有以下幾個： ⠀⠀ 🔒「原有的慣性模式被破壞」 讓諸如創意激盪、腦內風暴會議、外部如製片團隊的溝通、內部如業務企劃或是設計之間的協調，都會因為遠距，而產生質的變化。 ⠀⠀ 🔒「討論的氛圍難控制」 讓原本可以藉由表情、肢體語言、現場討論的氛圍、彼此創意的拋接球…等，共處一室能夠參考的各種特徵和優勢，都因為無法見到面，而成為無法克服的缺憾。 ⠀⠀ 🔒 「現場的沉默無法辨識」 沉默其實也是一種溝通的手段，比方說A說出了某一段話，藉由B的反應，可能是輕觸下顎、輕撫眉毛、甚至是歪嘴斜眼，都呈現出了一種「正在思考」的反應； ⠀⠀ 而遠距工作時，若對方沒有開啟鏡頭，當保持沉默時，反而會以為對方是不是沒有聽懂我們的意思、甚至不在位置上，如此亦會造成溝通上的負面感受。 ⠀⠀ 所以經過這些日子的「實戰以及試錯」後，我分享幾個在遠距創意討論會議時，可以「降低溝通錯誤成本」的幾個小方法。 ⠀⠀ ( 為何不是提高效率，而是降低溝通錯誤成本？因為提高效率有千百種實戰方法，但因為遠距更需要在有限的空間和時間下作業，所以我想分享的重點，就會更偏向是降低溝通成本，而不是提高效率 ) ⠀⠀ 1️⃣「發想討論的會前會」 ⠀⠀ 🎈因為是遠距，所以要迅速讓大家在會議上有共同的方向，以協助順利推進會議的進程。 ⠀⠀ 🎈會前會的時間不用太長，哪怕是10分鐘也好，重點就是要盡快釐清這次的主題 (例：產品力的宣傳、品牌面臨的問題、或是已經進到創意階段) 總之就是要立下「討論主軸的順序」。 🎈依照上述順序依次討論，盡量「不要偏題」，與現場討論最大的不同，在於人與人無法見面，所以在遠距討論時，若話題一歪，第一可能會浪費許多時間、再來則是可能會讓主題偏離太遠無法控制。 ⠀⠀ 🎈請推派一位「主持人」主導會議，若是面對面的會議，自然而然地會由「創意能量強」的人做為會議主導，但遠距時，建議要更換為「對客戶或是現況更了解的人」作為主持人，所以通常會推薦由企劃或是業務做這個角色擔當。 ⠀⠀ 邏輯上，他們對於客戶以及面臨的問題，相較來說認知會更完整，因為遠距的重點在「降低溝通錯誤成本」所以由他們來擔當會更有助於會議的進行。 ⠀⠀ 2️⃣「發想要加上選擇題」 ⠀⠀ 🎈因為大家無法見面，所以很有可能創意的概念，無法正常的傳遞給對方，縱使是一點點的誤解，都有可能讓整個創意偏題。所以建議在每個你的創意想法講完之後，可以加上「選擇題」讓其他人不離題且方便做判斷。 ⠀⠀ 🎈選項可以有很多，但我通常建議用兩個選項即可 第一個選項是：你喜歡這個想法的甚麼？ 第二個選項是：你不喜歡這個想法的甚麼？ ⠀⠀ 🎈這個選項的小技巧，是不去詢問對方「喜不喜歡這個想法」因為這種問法，如果是在面對面的會議上時，是可以有無限大的討論和思考空間的，但遠距，依然是要以更快理解彼此的想法，為最大的宗旨。 ⠀⠀ 所以用這個方法去詢問的話，可以在簡易的選項中，獲得「更直接」的答案，也讓創意討論的進度，可以維持一定的效率和速度。 ⠀⠀ 🎈當每個人發表完自己的想法時，請主持人做好紀錄，不用打成逐字稿，只需有重點即可，為的是可以讓線上會議的參與者，隨時都在同一個討論主軸上。 ⠀⠀ 3️⃣「做正確的紀錄」 ⠀⠀ 🎈因為是遠距，無法用表情或是動作，確保彼此的認知是否正確，所以建議包含「自己」也要做想法的紀錄，保護自己的想法、同時也確定大家聽到的是同一件事。 ⠀⠀ 🎈主持人於會後要再辛苦一次，把所有的意見回收於雲端文件，包含對於創意的各種建議、喜歡的地方、不喜歡的地方、過程中給予的建議，都務必要條列進去，為的就是讓彼此隨時做好提醒。 ⠀⠀ 遠距的工作，雖然可以無需正裝、也省去通勤的時間，但相對的，對於創意討論的會議，所要記錄的文件，卻會遠比可見面時多上許多倍。 ⠀⠀ 因為內容有點多，所以我再綜合以上的重點做回顧和小提醒，其實上述所有的內容，都是在做以下這三件事： 💡因為無法見面，請務必將你創意想法的「脈絡」說明清楚。 💡所有討論，請務必做詳實記錄，包含主持人以及參與者本人。 💡運用共同的文件，達到同伴之間隨時互相提醒的作用。 ⠀⠀ 時代在變，看待事物的觀點也要改變。 ⠀⠀ 每一天的不同，都會讓急欲適應的我們又被當頭棒喝一次，也希望提供一些我自己「實戰和試錯」的經驗，讓大家可以繞過我已經走過的歪路。 ⠀⠀ 廣告人加油，大家加油！ #廣告樂血研究院 #院長wawa #網路行銷 #廣告 #廣告公司 #遠距 #WFH #視訊會議 #好家在我在家 #遠距會議超難開 #主持人很重要 #不然會真的開不完啊